الطلبات

التطبيقات › المبيعات › الطلبات

دورة الحالة: عرض سعر ← تم إرسال عرض السعر ← أمر بيع ← ملغاة

نظرة عامة

تُستخدم قائمة الطلبات لمتابعة عروض الأسعار وأوامر البيع من مرحلة المسودة حتى التأكيد أو الإلغاء. يستعملها مندوب المبيعات لمراجعة طلبات العملاء وتحديث بياناتها، بينما يستخدمها مدير المالية لمتابعة شروط السداد والفوترة، ويستطيع مسؤول المستودع الرجوع إلى مصدر التنفيذ وتواريخ التسليم المطلوبة.

تُظهر القائمة حالة الطلب التجارية وحالة الاعتماد بشكل منفصل، مما يساعدك على تحديد الطلبات الجاهزة للتأكيد والطلبات التي ما زالت بانتظار الموافقة.

سير العمل

1. انتقل إلى المبيعات > الطلبات > الطلبات، ثم راجع الطلبات بحسب الحالة (Status) وحالة الاعتماد (Approval Status). استخدم هذه الحقول لتحديد مرحلة كل سجل:

   • عرض سعر (Quotation): طلب لم يُؤكَّد بعد.
   • تم إرسال عرض السعر (Quotation Sent): عرض سعر أُرسل للعميل.
   • أمر بيع (Sales Order): طلب تم تأكيده.
   • ملغاة (Cancelled): طلب أُلغي.
   • مسودة (Draft)، بانتظار الموافقة (Pending Approval)، معتمدة (Approved)، أو مرفوضة (Rejected): حالة الاعتماد المستقلة للطلب.

   

   الطلبات — المبيعات › الطلبات › الطلبات

   ملاحظة: راجع حالتي الطلب والاعتماد معاً. وجود الطلب في حالة عرض سعر (Quotation) لا يوضح وحده ما إذا كان بانتظار الموافقة أو معتمداً.

2. عندما يكون الطلب في حالة عرض سعر (Quotation) أو تم إرسال عرض السعر (Quotation Sent) وتحتاج إلى مراجعته أو تعديله، افتح السجل واملأ الحقول المطلوبة قبل اتخاذ قرار التأكيد. أدخل أو راجع البيانات الآتية:

   • مرجع الطلب (Order Reference): مرجع الطلب.
   • العميل (Customer): العميل المرتبط بالطلب.
   • عنوان الفاتورة (Invoice Address): عنوان الفوترة.
   • عنوان التسليم (Delivery Address): عنوان تسليم الطلب.
   • تاريخ الطلب (Order Date): يكون تاريخ إنشاء الطلب عندما يكون في حالة مسودة أو مُرسلاً، ويصبح تاريخ التأكيد عند تأكيد الطلب.
   • المستودع (Warehouse): المستودع المرتبط بالطلب.
   • الشركة (Company): الشركة التي يُسجل عليها الطلب.
   • سياسة الشحن (Shipping Policy): اختر في أقرب وقت ممكن (As soon as possible) إذا أردت جدولة التسليم وفق أقصر مهلة توريد للمنتجات، أو عندما تصبح كل المنتجات جاهزة (When all products are ready) إذا أردت جدولة التسليم وفق أطول مهلة توريد.
   • مصدر التنفيذ (Fulfillment Source): حدّد مصدر تنفيذ الطلب، مثل مركبة المندوب أو مستودع الفرع أو منطقة المنتجات التامة في المصنع أو طلب مسبق مؤجل.
   • تاريخ التسليم المتوقع (Promised Delivery Date): استخدمه لطلبات المصدر المؤجل pre_order_no_stock؛ وهو التاريخ المتوقع لتحويل الطلب فيه إلى عملية تجهيز نشطة من مستودع الفرع.
   • تاريخ الانتهاء (Expiration): تاريخ انتهاء الطلب.
   • قائمة الأسعار (Pricelist): راجعها قبل إضافة بنود جديدة؛ تغييرها يؤثر في البنود التي تُضاف بعد التغيير فقط.
   • شروط السداد (Payment Terms): شروط سداد فاتورة الطلب.
   • تاريخ التسليم المطلوب (Requested Delivery Date): التاريخ الذي يطلب العميل أو الموزع استلام الطلب فيه.

   تحذير: لا تترك أي حقل مطلوب فارغاً، وخصوصاً العميل (Customer) وعنوان الفاتورة (Invoice Address) وعنوان التسليم (Delivery Address) والمستودع (Warehouse) والشركة (Company).

3. إذا كان القرار هو إرسال عرض السعر إلى العميل قبل تأكيده، استخدم إرسال بالبريد الإلكتروني (Send by Email). انتقل بالطلب من عرض سعر (Quotation) إلى تم إرسال عرض السعر (Quotation Sent) عند إرسال عرض السعر.

   يمكنك كذلك استخدام الإجراءات المتاحة بحسب الحاجة:

   • معاينة (Preview) لمعاينة الطلب.
   • إرسال فاتورة أولية (Send PRO-FORMA Invoice) لإرسال فاتورة أولية.
   • إرسال رسالة استرداد بالبريد الإلكتروني (Send a Recovery Email) لإرسال رسالة الاسترداد.
   • إنشاء إصدار (Create Version) لإنشاء إصدار من الطلب.

4. إذا وافق العميل على العرض وكان الطلب جاهزاً للانتقال إلى التنفيذ، راجع حالة الاعتماد (Approval Status) أولاً. عند ظهور الحالة معتمدة (Approved)، استخدم تأكيد (Confirm) لتحويل حالة الطلب من عرض سعر (Quotation) أو تم إرسال عرض السعر (Quotation Sent) إلى أمر بيع (Sales Order).

   إذا كانت الحالة بانتظار الموافقة (Pending Approval) أو مرفوضة (Rejected)، لا تتعامل مع الطلب على أنه مؤكد. تعرض الشاشة حالة الاعتماد، لكنها لا تتضمن إجراء اعتماد أو رفض ضمن الإجراءات المتاحة هنا.

5. بعد وصول الطلب إلى حالة أمر بيع (Sales Order)، اختر الإجراء المناسب حسب المعاملة التي تريد تنفيذها:

   • استخدم إنشاء فاتورة (Create Invoice) لإنشاء فاتورة للطلب.
   • استخدم إنشاء مشروع (Create Project) لإنشاء مشروع مرتبط بالطلب عند الحاجة.
   • استخدم التقاط المعاملة (Capture Transaction) أو إلغاء المعاملة (Void Transaction) عند التعامل مع معاملة الدفع المرتبطة.
   • استخدم إلغاء القفل (Unlock) عندما تحتاج إلى إلغاء قفل السجل.

   لا تغيّر هذه الإجراءات بالضرورة حالة الطلب المعروضة؛ راجع دائماً الحالة (Status) بعد تنفيذ الإجراء.

6. إذا تقرر عدم متابعة العرض أو الطلب، استخدم إلغاء (Cancel). تنتقل حالة السجل إلى ملغاة (Cancelled)، ويظل السجل ظاهراً في قائمة الطلبات للمراجعة والتتبع.

أمثلة

لنفترض أن مندوب مبيعات يسجل طلباً للعميل «شركة الرواد التجارية» لتسليم منتجات من مستودع الفرع:

1. يفتح طلباً في حالة عرض سعر (Quotation) من قائمة المبيعات > الطلبات > الطلبات.
2. يراجع مرجع الطلب (Order Reference)، ويحدد العميل (Customer) باسم «شركة الرواد التجارية».
3. يحدد عنوان الفاتورة (Invoice Address) وعنوان التسليم (Delivery Address) الخاصين بالعميل، ثم يختار المستودع (Warehouse) والشركة (Company) المناسبين.
4. يختار في أقرب وقت ممكن (As soon as possible) في سياسة الشحن (Shipping Policy) لأن العميل يفضل استلام المنتجات المتاحة دون انتظار بقية المنتجات.
5. يحدد مصدر التنفيذ (Fulfillment Source) بمستودع الفرع، ويسجل تاريخ التسليم المطلوب (Requested Delivery Date) في 20 يوليو.
6. يختار شروط السداد (Payment Terms) المتفق عليها، ويراجع قائمة الأسعار (Pricelist) قبل إضافة أي بنود جديدة.
7. يضغط إرسال بالبريد الإلكتروني (Send by Email) لإرسال العرض إلى العميل، فتظهر حالة الطلب تم إرسال عرض السعر (Quotation Sent).
8. بعد قبول العميل ومراجعة أن حالة الاعتماد (Approval Status) هي معتمدة (Approved)، يضغط تأكيد (Confirm). تصبح حالة الطلب أمر بيع (Sales Order).
9. عند الحاجة إلى الفوترة، يضغط إنشاء فاتورة (Create Invoice) من الطلب المؤكد.

نصائح

نصيحة: استخدم تاريخ التسليم المطلوب (Requested Delivery Date) لتسجيل التاريخ الذي طلبه العميل، واستخدم تاريخ التسليم المتوقع (Promised Delivery Date) في حالة مصدر التنفيذ المؤجل pre_order_no_stock.

ملاحظة: عند تغيير قائمة الأسعار (Pricelist)، لا تتغير سوى البنود التي تضيفها بعد التغيير. راجع البنود الموجودة قبل متابعة الطلب.

نصيحة: اختر عندما تصبح كل المنتجات جاهزة (When all products are ready) عندما يكون التسليم الكامل في شحنة واحدة أهم من التسليم المبكر للمنتجات المتاحة.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

روابط ذات صلة

• عروض أسعاري — مرجع الحقول
• المبيعات — نظرة عامة
• فرق المبيعات
• المبيعات — مسار التعلم
• العملاء
• الطلبات المراد الارتقاء بالصفقة فيها
• قوائم الأسعار
• قم بالمتابعة اليدوية
• التحويلات بين الشركات
• الشركات
• المستخدمون
• العملاء المهتمين
• أذون الاستلام
• العناصر التحليلية
• المشروع