دورة الحالة: طلب عرض أسعار ← تم إرسال الطلب ← بانتظار الاعتماد ← أمر شراء ← مقفلة ← ملغاة
نظرة عامة
تُستخدم قائمة أوامر الشراء لمتابعة طلبات عروض الأسعار وأوامر الشراء الصادرة إلى الموردين، من إنشائها وحتى استلام المنتجات وإنشاء فاتورة المورد. يستخدمها مسؤول المشتريات لمراجعة حالة كل طلب، بينما يعتمد عليها أمين المستودع لمعرفة الطلبات المرتبطة بالاستلام المتوقع، ويستفيد منها المحاسب المالي عند إنشاء الفواتير.
تُظهر القائمة دورة حياة المستند من طلب عرض أسعار إلى تم إرسال الطلب أو بانتظار الاعتماد، ثم أمر شراء، مع إمكانية إقفاله أو إلغائه عند الحاجة.
سير العمل
انتقل إلى الشراء > الطلبات > أوامر الشراء لمراجعة الطلبات القائمة.
أوامر الشراء — الشراء › الطلبات › أوامر الشراء
استخدم الحالة (Status) لتحديد مرحلة كل مستند:
الحالة
الغرض العملي
طلب عرض أسعار (RFQ)
طلب لم يُؤكَّد بعد.
تم إرسال الطلب (RFQ Sent)
تم إرسال طلب عرض الأسعار إلى المورد.
بانتظار الاعتماد (To Approve)
يتطلب الطلب إجراء اعتماد قبل أن يصبح أمر شراء.
أمر شراء (Purchase Order)
طلب مؤكد يمكن متابعة استلام منتجاته وفوترته.
مقفلة (Locked)
طلب مقفل لمنع إجراء تغييرات عليه.
ملغاة (Cancelled)
طلب تم إلغاؤه.
نصيحة: استخدم الأولوية (Priority) لتمييز الطلبات العاجلة عن الطلبات العادية، بحيث يسهل ترتيب المتابعة اليومية.
عند إنشاء طلب عرض أسعار أو مراجعته، أكمل البيانات الأساسية قبل إرساله أو تأكيده:
أدخل مرجع الطلب (Order Reference) لتمييز الطلب.
اختر المورد (Vendor). يمكنك البحث عن المورد باسمه أو الرقم الضريبي أو البريد الإلكتروني أو المرجع الداخلي.
حدد العملة (Currency).
أدخل الموعد النهائي للطلب (Order Deadline)؛ وهو التاريخ الذي يجب خلاله تأكيد طلب عرض الأسعار وتحويله إلى أمر شراء.
حدد التسليم إلى (Deliver To)، لأن هذا الاختيار يحدد نوع عملية الشحنة الواردة.
حدد الشركة (Company).
أضف المنتجات أو الخدمات في بنود الطلب (Order Lines).
راجع أو أضف الشروط والأحكام (Terms and Conditions) عند الحاجة.
عند توفرها، استخدم الحقول التالية لتوثيق الطلب بدقة:
مرجع المورد (Vendor Reference): مرجع أمر البيع أو العرض الوارد من المورد، ويُستخدم للمطابقة عند استلام المنتجات.
الوصول المتوقع (Expected Arrival): تاريخ التسليم الذي وعد به المورد، ويُستخدم لتحديد موعد وصول المنتجات المتوقع.
المشتري (Buyer): الشخص المسؤول عن متابعة الطلب.
المستند المصدر (Source Document): مرجع المستند الذي أنشأ طلب الشراء، مثل أمر بيع.
الطلب الشامل (Blanket Order): يربط الطلب بطلب شامل عند استخدامه.
عنوان الشحن المباشر (Dropship Address): أدخل عنواناً هنا إذا كان المورد سيسلم مباشرة إلى العميل؛ واتركه فارغاً إذا كان التسليم إلى شركتك.
إذا كان الطلب في حالة طلب عرض أسعار (RFQ) وكنت تحتاج إلى إرساله إلى المورد، اختر إرسال عبر البريد الإلكتروني (Send by Email).
بعد الإرسال، تصبح حالة الطلب تم إرسال الطلب (RFQ Sent). وإذا احتجت إلى إرسال الطلب مرة أخرى، استخدم إعادة الإرسال عبر البريد الإلكتروني (Re-Send by Email).
يمكنك أيضاً استخدام طباعة طلب عرض الأسعار (Print RFQ) إذا احتجت إلى نسخة مطبوعة من طلب عرض الأسعار.
ملاحظة: راجع مرجع المورد (Vendor Reference) قبل استلام المنتجات عندما يكون المورد قد زوّدك بمرجع العرض أو أمر البيع الخاص به؛ فهذا المرجع يساعد في مطابقة الاستلام مع مستند المورد.
عند موافقة المورد على العرض واستعدادك لتحويله إلى طلب ملزم، اختر تأكيد الطلب (Confirm Order).
يؤدي التأكيد إلى دفع الطلب في دورة حياته نحو أمر شراء (Purchase Order). إذا ظهر الطلب بحالة بانتظار الاعتماد (To Approve)، فلا يزال يتطلب اعتماداً قبل اعتباره أمر شراء نهائياً.
إذا كانت حالة الطلب بانتظار الاعتماد (To Approve)، راجع البنود والمورد وتاريخ الوصول المتوقع، ثم اختر أحد القرارين التاليين:
اختر اعتماد الطلب (Approve Order) لاعتماد الطلب وتحويله إلى أمر شراء (Purchase Order).
اختر إلغاء (Cancel) إذا تقرر عدم متابعة الطلب؛ تصبح حالته ملغاة (Cancelled).
إذا احتجت إلى تعديل طلب قبل استكماله، اختر إعادة إلى مسودة (Set to Draft) للعودة به إلى مرحلة طلب عرض أسعار (RFQ)، ثم عدّل البيانات المطلوبة وأعد إرساله أو تأكيده.
عندما تصبح حالة المستند أمر شراء (Purchase Order)، اختر استلام المنتجات (Receive Products) لمتابعة استلام المنتجات المرتبطة بالطلب.
راجع التسليم إلى (Deliver To) قبل الاستلام، لأن هذا الحقل يحدد نوع عملية الشحنة الواردة. كما ينبغي مقارنة تاريخ الوصول المتوقع (Expected Arrival) بالتاريخ الذي وعد به المورد لمتابعة التأخير أو الالتزام بالتسليم.
بعد أن يصبح الطلب أمراً مؤكداً، أرسل أمر الشراء إلى المورد باستخدام إرسال أمر الشراء عبر البريد الإلكتروني (Send PO by Email) عند الحاجة.
استخدم هذا الإجراء لإرسال نسخة أمر الشراء بعد تأكيده، بدلاً من إرسال طلب عرض أسعار.
عندما تكون جاهزاً لمعالجة مستند المورد المالي، اختر إنشاء فاتورة (Create Bill) من أمر الشراء.
يتيح لك هذا الإجراء بدء إنشاء فاتورة المورد من الطلب نفسه. راجع أن مرجع المورد وبنود الطلب يعكسان المستندات المستلمة قبل متابعة المعالجة المحاسبية.
بعد اكتمال متابعة الطلب وعدم الحاجة إلى تعديله، اختر قفل (Lock) لتصبح حالته مقفلة (Locked).
إذا تطلبت المعالجة تصحيحاً أو مراجعة، اختر إلغاء القفل (Unlock) لإتاحة العمل على الطلب مرة أخرى. وإذا أصبح الطلب غير مطلوب في أي مرحلة مناسبة، استخدم إلغاء (Cancel) لتسجيله كطلب ملغاة (Cancelled).
تحذير: لا تستخدم قفل (Lock) قبل التحقق من بنود الطلب ومرجع المورد والوصول المتوقع، لأن حالة مقفلة (Locked) تشير إلى أن الطلب لم يعد مفتوحاً للتعديل المعتاد.
أمثلة
تحتاج شركة إلى شراء 50 وحدة من مادة تعبئة من المورد «مؤسسة التغليف المتقدم».
يحدد الموعد النهائي للطلب (Order Deadline) بتاريخ 20 يوليو 2026، ويختار موقع الاستلام في التسليم إلى (Deliver To)، ثم يضيف 50 وحدة في بنود الطلب (Order Lines).
يدخل مرجع المورد «Q-7841» في مرجع المورد (Vendor Reference)، ويحدد 28 يوليو 2026 في الوصول المتوقع (Expected Arrival).
يختار إرسال عبر البريد الإلكتروني (Send by Email)، فتظهر حالة الطلب تم إرسال الطلب (RFQ Sent).
بعد تأكيد المورد للعرض، يختار تأكيد الطلب (Confirm Order). إذا ظهرت حالة بانتظار الاعتماد (To Approve)، يراجع المشتري الطلب ثم يختار اعتماد الطلب (Approve Order).
يصبح المستند أمر شراء (Purchase Order). يختار مسؤول المشتريات إرسال أمر الشراء عبر البريد الإلكتروني (Send PO by Email) لإرسال النسخة المؤكدة إلى المورد.
عند وصول البضاعة، يختار أمين المستودع استلام المنتجات (Receive Products) لمتابعة الاستلام.
بعد استلام فاتورة المورد، يختار المحاسب المالي إنشاء فاتورة (Create Bill) من أمر الشراء.
بعد انتهاء المتابعة، يختار المسؤول قفل (Lock) لتصبح الحالة مقفلة (Locked).
نصائح
نصيحة: أدخل الوصول المتوقع (Expected Arrival) وفق تاريخ المورد الموعود، لا وفق تاريخ إنشاء الطلب، حتى تعكس متابعة الاستلام الموعد المتوقع فعلياً.
ملاحظة: اترك عنوان الشحن المباشر (Dropship Address) فارغاً عندما يكون استلام المنتجات في شركتك؛ أدخله فقط عندما يتولى المورد التسليم المباشر إلى العميل.
استخدم المستند المصدر (Source Document) للرجوع إلى المستند الذي أنشأ طلب الشراء، مثل أمر بيع.
احتفظ بـ مرجع المورد (Vendor Reference) كما ورد من المورد لتسهيل مطابقة المنتجات المستلمة مع مستنداته.
راجع حالة الطلب بانتظام للتمييز بين الطلبات التي لم تُرسل، والطلبات بانتظار الاعتماد، وأوامر الشراء الجاهزة للاستلام أو الفوترة.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
المشكلة
السبب المحتمل
الإجراء
لا يمكن تأكيد طلب عرض الأسعار ضمن الموعد المطلوب.
انتهى أو يقترب الموعد النهائي للطلب (Order Deadline) قبل تأكيد الطلب.
راجع الموعد النهائي للطلب، ثم استخدم تأكيد الطلب (Confirm Order) بعد التحقق من موافقة المورد.
لا يمكن متابعة الطلب كأمر شراء.
حالة الطلب هي بانتظار الاعتماد (To Approve).
راجع الطلب ثم اختر اعتماد الطلب (Approve Order) لتحويله إلى أمر شراء (Purchase Order).
وصل الاستلام إلى موقع غير متوقع.
لم تتم مراجعة قيمة التسليم إلى (Deliver To).
تحقق من حقل التسليم إلى قبل استخدام استلام المنتجات (Receive Products).
يحتاج طلب مقفل إلى تصحيح.
حالة الطلب مقفلة (Locked).
اختر إلغاء القفل (Unlock)، وأجرِ التعديل المطلوب، ثم أعد قفله عند اكتمال المراجعة.
Was this page helpful?