تُستخدم قائمة نفقات الموظف لمتابعة سجلات نفقات الموظفين من الإنشاء حتى اعتمادها وترحيل قيود اليومية وتسجيل السداد. يستخدمها المحاسب المالي ومدير المالية لمراجعة حالة كل سجل، والتحقق من دفتر اليومية وطريقة الدفع والسياسات المطبقة عليه. كما تساعد الموظف المسؤول على تمييز السجلات التي بانتظار التقديم أو الموافقة أو المعالجة المالية.
سير العمل
افتح محاسبة > الموردين > نفقات الموظف لعرض جميع سجلات النفقات ومتابعة حالة كل سجل من خلال الحالة (Status).
لإنشاء سجل جديد، انقر جديد، ثم أكمل بيانات سجل النفقة في النموذج.
أدخل أو راجع الحقول التالية قبل إرسال السجل:
الحقل
الاستخدام
ملخص تقرير النفقة (Expense Report Summary)
وصف موجز يعرّف سجل النفقة. هذا الحقل مطلوب.
الحالة (Status)
حالة السجل ضمن دورة المعالجة. الحقل مطلوب.
دفتر اليومية (Journal)
دفتر اليومية المستخدم عندما تكون النفقة مدفوعة من الموظف.
طريقة الدفع (Payment Method)
طريقة الدفع المستخدمة عندما تكون النفقة مدفوعة من الشركة.
بنود النفقة (Expense Lines)
البنود المرتبطة بسجل النفقات.
السياسة المطابقة (Matched Policy)
السياسة التي طُبقت على سجل النفقة.
حالة السياسة (Policy Status)
نتيجة تقييم السياسة: بانتظار التقييم (Pending Evaluation)، معتمدة تلقائياً (Auto-Approved)، تتطلب موافقة المدير (Requires Manager Approval)، مرفوضة تلقائياً (Auto-Rejected)، أو مستثناة من السياسة (Policy Exempt).
رسالة السياسة (Policy Message)
الرسالة الناتجة عن تقييم السياسة.
مخالفات السياسة (Policy المخالفات)
مخالفات السياسة المسجلة على هذا السجل.
ملاحظة: راجع دفتر اليومية (Journal) بعناية عندما تكون النفقة مدفوعة من الموظف، وراجع طريقة الدفع (Payment Method) عندما تكون النفقة مدفوعة من الشركة.
عندما تكتمل بيانات المسودة وتكون جاهزة للمراجعة، انقر إرسال إلى المدير (Submit to Manager). ينتقل السجل من بانتظار التقديم إلى مُقدَّمة.
قبل الإرسال، راجع حالة السياسة (Policy Status) ورسالة السياسة (Policy Message) ومخالفات السياسة (Policy المخالفات). إذا كانت النتيجة تتطلب موافقة المدير أو تشير إلى مخالفة، عالج المعلومات أو اتبع إجراء المراجعة الداخلي قبل المتابعة.
عند مراجعة سجل بحالة مُقدَّمة، اتخذ القرار المناسب:
لاعتماد السجل، انقر اعتماد (Approve). ينتقل إلى معتمدة.
لرفض السجل، انقر رفض (Refuse). ينتقل إلى مرفوضة.
إذا كان السجل مرفوضاً ويحتاج إلى تعديل وإعادة معالجة، انقر إعادة التعيين إلى مسودة (Reset to Draft) لإعادته إلى بانتظار التقديم، ثم عدّل البيانات وأرسله من جديد.
تحذير: لا تعتمد سجلاً قبل التحقق من نتيجة السياسة ومخالفاتها، لأن حالة السياسة (Policy Status) تعكس تقييم السياسة المطبق على سجل النفقة.
عند وصول السجل إلى حالة معتمدة، انقر ترحيل قيود اليومية (Post Journal Entries) لمعالجة القيود المحاسبية. ينتقل السجل إلى مرحّلة.
استخدم هذه المرحلة للتأكد من أن دفتر اليومية (Journal) المختار هو الدفتر المناسب للنفقة المدفوعة من الموظف قبل إنشاء المعالجة المحاسبية.
بعد ترحيل السجل، انقر تسجيل الدفع (Register Payment) لتسجيل دفع النفقة. عند اكتمال الدفع، يصبح السجل منجزة.
راجع طريقة الدفع (Payment Method) قبل التسجيل عندما تكون الشركة هي الطرف الذي يدفع النفقة.
استخدم القائمة لمراقبة السجلات حسب الحالة (Status)، وميّز السجلات المُقدَّمة التي تتطلب قرار اعتماد، والسجلات المعتمدة التي تنتظر ترحيل قيود اليومية، والسجلات المرحّلة التي تحتاج إلى تسجيل الدفع. استخدم مسح لإزالة سجل فقط عند الحاجة ووفق إجراءات العمل المعتمدة.
أمثلة
نفقة تنقل مدفوعة من الموظف
أنشأ موظف سجل نفقة بعنوان تنقل العميل — يوليو 2026، وأضاف بنود النفقة ضمن بنود النفقة (Expense Lines). بما أن الموظف دفع النفقة بنفسه، اختار المحاسب دفتر اليومية (Journal) المناسب للنفقات المدفوعة من الموظفين.
بقي السجل في حالة بانتظار التقديم إلى أن اكتملت مراجعته.
نقر الموظف إرسال إلى المدير (Submit to Manager)، فأصبحت الحالة مُقدَّمة.
راجع المدير السياسة المطابقة (Matched Policy) ووجد أن حالة السياسة (Policy Status) هي معتمدة تلقائياً (Auto-Approved)، ثم نقر اعتماد (Approve).
أصبح السجل معتمدة، فنقر المحاسب ترحيل قيود اليومية (Post Journal Entries)، فأصبحت الحالة مرحّلة.
سجّل المحاسب سداد المبلغ للموظف عبر تسجيل الدفع (Register Payment)، فأصبح السجل منجزة.
نصائح
نصيحة: استخدم ملخصاً واضحاً في ملخص تقرير النفقة (Expense Report Summary)، مثل نوع النفقة والفترة، لتسهيل مراجعة السجلات في القائمة.
ملاحظة: تشير حالة بانتظار التقييم (Pending Evaluation) في حالة السياسة (Policy Status) إلى أن تقييم السياسة لم يكتمل بعد؛ راجعها قبل اتخاذ قرار الاعتماد.
تحذير: إذا كانت حالة السياسة (Policy Status) هي مرفوضة تلقائياً (Auto-Rejected)، فراجع رسالة السياسة (Policy Message) ومخالفات السياسة (Policy المخالفات) قبل إعادة تقديم السجل.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
العرض
السبب المحتمل
الإجراء
لا يمكن متابعة السجل إلى المراجعة
السجل ما زال بانتظار التقديم أو أن البيانات المطلوبة لم تُستكمل.
أكمل ملخص تقرير النفقة (Expense Report Summary)، ثم انقر إرسال إلى المدير (Submit to Manager).
لا يمكن اعتماد سجل النفقة
السجل ليس في حالة مُقدَّمة، أو أن تقييم السياسة يتطلب مراجعة.
تحقق من الحالة (Status) ومن حالة السياسة (Policy Status)، ثم راجع الرسالة والمخالفات قبل الاعتماد.
السجل لا يزال مرحّلاً
تم ترحيل قيود اليومية ولكن لم يُسجل الدفع بعد.
راجع طريقة الدفع (Payment Method)، ثم انقر تسجيل الدفع (Register Payment).
تم رفض السجل ويحتاج إلى تصحيح
اختار المراجع رفض السجل أثناء المراجعة.
انقر إعادة التعيين إلى مسودة (Reset to Draft)، وعدّل السجل، ثم أرسله إلى المدير مجدداً.
Was this page helpful?