تُستخدم المتابعة اليدوية لمراجعة الشركاء الذين تتطلب ذممهم إجراءات متابعة، مثل إرسال رسالة تذكير أو طباعة الدفعات المتأخرة. يستفيد منها المحاسب المالي ومدير المالية عند معالجة المتابعات الفردية، كما يمكن لمندوب المبيعات مراجعة بيانات العميل قبل التواصل معه. استخدم هذه القائمة عندما تحتاج إلى تنفيذ إجراء متابعة محدد ثم تسجيله كإجراء منجز.
الإعدادات
قبل تنفيذ المتابعات، راجع شروط السداد التي تُستخدم في الفوترة لتوضيح مواعيد السداد والخصم المبكر والأقساط للعملاء.
انتقل إلى محاسبة > التهيئة > الفوترة > شروط السداد، ثم اختر جديد لإضافة شرط سداد جديد أو فتح شرط سداد قائم لمراجعته.
اختر كيفية تطبيق تخفيض الضريبة: عند السداد المبكر، أو مطلقاً، أو دائماً عند الفاتورة.
الشروط (Terms)
أدخل نص الشروط المرتبط بهذا الشرط.
مثال التاريخ (Date example)
راجع المثال المعروض لتواريخ الاستحقاق.
الوصف في الفاتورة (Description on the Invoice)
أدخل الوصف الذي سيظهر في الفاتورة.
إظهار تواريخ الأقساط (Show installment dates)
استخدمه لإظهار تواريخ الأقساط.
ملاحظة: تؤثر شروط السداد في توقعات مواعيد الدفع، لذلك راجعها قبل بدء المتابعة مع العميل لتفادي إرسال تذكير في وقت غير مناسب.
سير العمل
افتح قائمة المتابعات اليدوية من محاسبة > المتابعات > قم بالمتابعة اليدوية.
استخدم قائمة متابعاتي عندما تريد مراجعة المتابعات الخاصة بك من محاسبة > المتابعات > متابعاتي.
حدّد الشريك الذي ستتابع معه، ثم راجع بياناته قبل اتخاذ الإجراء. استخدم الحقول الظاهرة للتحقق من هوية الشريك ومعلومات الفوترة:
الاسم (Name) لتحديد الشريك.
نوع الشركة (Company Type) لمعرفة ما إذا كان الطرف فرداً (Individual) أو شركة (Company).
اسم الشركة (Company Name) والشركة المرتبطة (Related Company) للتحقق من ارتباط جهة الاتصال بالشركة.
نوع العنوان (Address Type) لمراجعة نوع العنوان، مثل جهة اتصال (Contact) أو عنوان الفاتورة (Invoice Address) أو عنوان التسليم (Delivery Address).
الشارع (Street) والشارع 2 (Street2) والمدينة (City) والمنطقة/الولاية (State) والرمز البريدي (Zip) والبلد (Country) لمراجعة بيانات العنوان.
الرقم الضريبي (Tax ID) للتحقق من الرقم الضريبي؛ ويجري التحقق من تنسيقه وفق البلد. يمكن أن تشير القيمة / إلى أن الشريك غير خاضع للضريبة.
صالح داخل الجماعة الأوروبية (Intra-Community Valid) لمراجعة التحقق التلقائي من أرقام ضريبة القيمة المضافة الأوروبية عبر قاعدة بيانات VIES.
حساب الذمم المدينة (Account Receivable) وحساب الذمم الدائنة (Account Payable) لمراجعة الحسابين المستخدمين بدلاً من الحسابات الافتراضية لهذا الشريك. كلا الحقلين مطلوب.
قرر نوع المتابعة المطلوب:
إذا احتجت إلى مستند لمراجعته أو مشاركته خارج النظام، اختر طباعة الدفعات المتأخرة (Print Overdue Payments).
إذا كان الإجراء المطلوب هو مراسلة العميل، اختر إرسال بريد الدفعات المتأخرة (Send Overdue Email).
إذا كانت بيانات الشريك تشير إلى شركة جديدة يجب إنشاؤها، استخدم إنشاء شركة (Create company).
إذا احتجت إلى الرجوع إلى الشركة الأصلية المرتبطة، استخدم الشركة الأم (the parent company).
متابعاتيمتابعاتي — محاسبة › المتابعات › متابعاتي
تحذير: راجع عنوان الفاتورة (Invoice Address) والرقم الضريبي قبل إرسال بريد الدفعات المتأخرة، خصوصاً عندما يكون للشريك أكثر من عنوان.
بعد إتمام الإجراء المطلوب، اتخذ قرار الإغلاق:
إذا انتهت المتابعة ولا يتطلب السجل إجراءً إضافياً، اختر وضع علامة كمنجزة (⇾ Mark as Done) لتسجيلها كمتابعة منجزة.
إذا لم تعد تريد الاحتفاظ بالسجل ضمن القائمة، اختر إزالة. استخدم هذا الإجراء فقط بعد التأكد من أن الإزالة هي القرار المناسب للسجل.
راجع القائمة مرة أخرى للتأكد من معالجة جميع الشركاء المطلوب متابعتهم. كرر الطباعة أو الإرسال أو وضع العلامة كمنجزة لكل سجل على حدة بحسب نتيجة التواصل.
أمثلة
لنفترض أن المحاسب المالي يراجع متابعة العميل شركة الأفق التجارية:
يفتح قم بالمتابعة اليدوية من قائمة المتابعات.
يحدد سجل شركة الأفق التجارية ويراجع الاسم (Name) واسم الشركة (Company Name) وعنوان الفاتورة (Invoice Address).
يراجع حساب الذمم المدينة (Account Receivable) للتأكد من أن حساب العميل المعروض هو الحساب المعتمد للذمم المدينة.
يحتاج إلى مستند داخلي يوضح الدفعات المتأخرة، لذلك يختار طباعة الدفعات المتأخرة (Print Overdue Payments).
بعد مراجعة المستند والتواصل مع العميل عبر القناة المعتمدة في الشركة، يختار وضع علامة كمنجزة (⇾ Mark as Done).
تبقى المتابعات الأخرى في القائمة لمعالجتها وفق قرار مستقل لكل شريك.
نصيحة: استخدم متابعاتي لتنظيم المتابعات التي تعمل عليها بنفسك، واستخدم قم بالمتابعة اليدوية عند مراجعة قائمة المتابعات اليدوية.
نصائح
راجع شروط السداد قبل التصعيد في المتابعة؛ فقد يكون للعميل خصم مبكر أو أقساط وتواريخ استحقاق يجب أخذها في الاعتبار.
استخدم طباعة الدفعات المتأخرة (Print Overdue Payments) عندما تحتاج إلى مراجعة المعلومات قبل اتخاذ قرار الإرسال.
تحقّق من نوع الشركة (Company Type) والشركة المرتبطة (Related Company) لتجنب التواصل مع جهة اتصال غير مناسبة.
لا تستخدم إزالة كبديل عن وضع علامة كمنجزة (⇾ Mark as Done) عندما تكون المتابعة قد اكتملت بالفعل.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
العَرَض
السبب المحتمل
المعالجة
لا يمكن استكمال بيانات الشريك بسبب غياب حساب الذمم
لم يُحدّد حساب الذمم المدينة (Account Receivable) أو حساب الذمم الدائنة (Account Payable)، وهما حقلان مطلوبان.
راجع بيانات الشريك وحدد الحسابين المطلوبين.
الرقم الضريبي غير مقبول
تنسيق الرقم الضريبي (Tax ID) لا يتوافق مع صيغة البلد المحدد.
راجع البلد (Country) ثم أدخل الرقم بالتنسيق الصحيح، أو استخدم / إذا كان الشريك غير خاضع للضريبة.
تم إرسال متابعة إلى عنوان غير مناسب
تم الاعتماد على عنوان ليس من نوع عنوان الفاتورة.
راجع نوع العنوان (Address Type) واختر السجل المصنف كـ عنوان الفاتورة (Invoice Address) قبل الإرسال.
لا تظهر الشركة المطلوبة ضمن بيانات الشريك
قد تكون الشركة لم تُنشأ بعد أو تحتاج إلى الرجوع إلى الشركة المرتبطة.
استخدم إنشاء شركة (Create company) عند الحاجة إلى شركة جديدة، أو افتح الشركة الأم (the parent company) لمراجعة الشركة الأصلية.
Was this page helpful?