حسب الموظف

التطبيقات › الإجازات › إعداد التقارير

دورة الحالة: بانتظار التقديم ← بانتظار الاعتماد ← مرفوضة ← الموافقة الثانية ← معتمدة

نظرة عامة

يعرض تقرير حسب الموظف طلبات الإجازة أو التخصيصات المرتبطة بالموظفين، مع بيانات تحدد نوع الإجازة، الموظف أو القسم أو وسم الموظف، الفترة المطلوبة، والحالة الحالية. استخدمه لمراجعة الطلبات الفردية والجماعية ومتابعة انتقالها من بانتظار التقديم إلى بانتظار الموافقة ثم الاعتماد أو الرفض.

يفيد هذا العرض عند الحاجة إلى التحقق من طلب موظف محدد، أو مقارنة الطلبات حسب القسم، أو اتخاذ قرار اعتماد أو رفض طلب قائم. تتيح لك أزرار الإجراءات متابعة دورة حياة الطلب من القائمة نفسها.

ملاحظة: تُعيَّن الحالة (Status) إلى بانتظار التقديم عند إنشاء طلب إجازة جديد، ثم تنتقل إلى بانتظار الموافقة بعد تأكيده.

سير العمل

1. مراجعة قائمة الطلبات وتحديد الطلب المطلوب

1. انتقل إلى الإجازات > إعداد التقارير > حسب الموظف.
2. راجع السجلات المعروضة وحدد الطلب الذي تريد متابعته. استخدم البيانات التالية للتأكد من اختيار السجل الصحيح:
   • طريقة التخصيص (Allocation Mode): تحدد نطاق الطلب أو التخصيص، مثل حسب الموظف أو الشركة أو القسم أو وسم الموظف.
   • نوع الإجازة (Time Off Type): يحدد نوع الإجازة المعني بالطلب.
   • الموظف (Employee) أو القسم (Department) أو وسم الموظف (Employee Tag): تحدد الجهة المرتبطة بالطلب.
   • تاريخ بدء الطلب (Request Start Date) وبداية فترة التاريخ (Date Period Start): تحددان وقت بدء الإجازة.
   • الحالة (Status): تبين المرحلة الحالية للطلب.

3. عند الحاجة إلى عرض جميع السجلات، استخدم الكل. ولإزالة عنصر محدد من القائمة، استخدم إزالة.

نصيحة: تحقق من نوع الإجازة (Time Off Type) والموظف (Employee) معاً قبل تنفيذ أي إجراء؛ فقد تتشابه تواريخ الطلبات بين أكثر من موظف.

2. إنشاء طلب جديد أو استكمال بيانات طلب بانتظار التقديم

عندما لا يوجد طلب قائم للموظف أو الفترة المطلوبة، أنشئ طلباً جديداً. ويكون الطلب الجديد في حالة بانتظار التقديم.

1. انقر جديد.
2. في طريقة التخصيص (Allocation Mode)، اختر النطاق المناسب:
   • حسب الموظف (By Employee) لطلب أو تخصيص لموظف فردي.
   • حسب الشركة (By Company) عندما ينطبق النطاق على الشركة.
   • حسب القسم (By Department) عندما يرتبط الطلب بقسم.
   • حسب وسم الموظف (By Employee Tag) لمجموعة موظفين ضمن فئة.
3. حدد نوع الإجازة (Time Off Type).
4. أكمل جهة الطلب وفق طريقة التخصيص:
   • اختر الموظف (Employee) للطلب الفردي.
   • اختر القسم (Department) عند استخدام نطاق القسم.
   • اختر وسم الموظف (Employee Tag) عند استخدام نطاق وسم الموظف.
5. حدد تاريخ بدء الطلب (Request Start Date)، ثم حدد بداية فترة التاريخ (Date Period Start) على أنها صباح (Morning) أو بعد الظهر (Afternoon) عند الحاجة.
6. إذا كان الطلب نصف يوم، فعّل نصف يوم (Half Day). وإذا كان لساعات محددة، استخدم ساعات مخصصة (Custom Hours) وحدد الساعة من (Hour from) والساعة إلى (Hour to).
7. أضف سبب الطلب في الوصف (Description)، وأرفق المستندات الداعمة من خلال إرفاق ملف (Attach File) عند توفرها.
8. راجع البيانات قبل المتابعة؛ فالطلب الذي تم إنشاؤه يكون في حالة بانتظار التقديم.

3. قرار التقديم: تأكيد الطلب أو إبقاؤه للمراجعة

عندما تكتمل بيانات طلب بانتظار التقديم، قرر ما إذا كان جاهزاً لإرساله إلى مسار الموافقة.

1. افتح الطلب وتأكد من صحة الموظف (Employee) ونوع الإجازة (Time Off Type) والفترة الزمنية.
2. إذا كانت البيانات تحتاج إلى مراجعة أو استكمال، لا تؤكد الطلب بعد؛ أبقه في حالة بانتظار التقديم.
3. إذا كانت البيانات مكتملة وجاهزة للمراجعة، انقر تأكيد (Confirm).
4. تحقق من أن الحالة (Status) أصبحت بانتظار الموافقة.

تحذير: لا تؤكد طلباً قبل مراجعة تاريخ البداية وخيار نصف اليوم أو الساعات المخصصة؛ فهذه البيانات هي التي تحدد الفترة المسجلة للطلب.

4. قرار الموافقة: اعتماد الطلب أو إحالته للموافقة الثانية أو رفضه

عندما تكون حالة الطلب بانتظار الموافقة، راجع بياناته ثم اتخذ قراراً مطابقاً للإجراء المتاح وحالة الطلب المعروضة.

1. راجع الحالة (Status) وبيانات الموظف والفترة والوصف والمرفقات.
2. إذا كان الطلب غير مقبول، انقر رفض (Refuse). تصبح الحالة مرفوضة.
3. إذا كان الطلب مستوفياً للمراجعة الحالية، انقر موافقة (Approve).
4. راقب الحالة (Status) بعد الإجراء:
   • إذا ظهرت الموافقة الثانية، يكون الطلب في مرحلة الموافقة الثانية.
   • إذا ظهرت معتمدة، يكون الطلب قد أكمل الاعتماد.
5. عندما يكون الطلب في مرحلة تتطلب الإنهاء، انقر تحقّق (Validate) لإتمام التحقق، ثم تأكد من ظهور الحالة معتمدة.

5. معالجة طلب يحتاج إلى تعديل أو إلغاء

استخدم الإجراء المناسب وفق قرارك قبل اكتمال الاعتماد.

1. إذا أردت إعادة الطلب إلى مرحلة التحرير، انقر وضع كمسودة (Mark as Draft)، ثم عدّل الحقول المطلوبة وأعد تأكيد الطلب عند جاهزيته.
2. إذا لم يعد الطلب مطلوباً، انقر إلغاء (Cancel).
3. بعد أي إجراء، راجع الحالة (Status) في القائمة لتتأكد من النتيجة الحالية للسجل.

أمثلة

يريد مسؤول متابعة الإجازات تسجيل طلب إجازة للموظفة «سارة أحمد» لمدة نصف يوم في صباح 20 يوليو.

1. من الإجازات > إعداد التقارير > حسب الموظف، ينقر جديد.
2. يختار حسب الموظف (By Employee) في طريقة التخصيص (Allocation Mode).
3. يحدد نوع الإجازة المناسب في نوع الإجازة (Time Off Type).
4. يختار «سارة أحمد» في الموظف (Employee).
5. يدخل 20 يوليو في تاريخ بدء الطلب (Request Start Date).
6. يحدد صباح (Morning) في بداية فترة التاريخ (Date Period Start)، ثم يفعّل نصف يوم (Half Day).
7. يكتب في الوصف (Description): «موعد شخصي».
8. بعد مراجعة البيانات، ينقر تأكيد (Confirm)؛ فتظهر الحالة بانتظار الموافقة.
9. يراجع المسؤول الطلب، ثم ينقر موافقة (Approve). إذا ظهرت الموافقة الثانية، يستكمل المراجع التالي القرار المطلوب.
10. عند توفر إجراء الإنهاء للطلب، ينقر تحقّق (Validate) ويتأكد من أن الحالة أصبحت معتمدة.

نصائح

نصيحة: استخدم ساعات مخصصة (Custom Hours) فقط عندما تكون الإجازة مرتبطة بساعات بداية ونهاية محددة، ثم أدخل الوقت في الساعة من (Hour from) والساعة إلى (Hour to).

ملاحظة: يختلف نطاق السجل باختلاف طريقة التخصيص (Allocation Mode)؛ لذلك لا تعتمد على اسم الموظف وحده عند مراجعة طلب مرتبط بقسم أو وسم موظف.

تحذير: لا تعتمد حالة معتمدة بوصفها نتيجة نهائية إلا بعد التحقق من حقل الحالة (Status) في السجل.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

روابط ذات صلة

• الإجازات — نظرة عامة
• الإجازات — مرجع الحقول
• حسب النوع
• الإجازات — مسار التعلم
• الإجازات الرسمية
• الشركات
• الموظفين
• الموظفين — مرجع الحقول
• الإجازات
• الإجازات
• المخصصات
• أيام إلزامية
• نظرة عامة
• أيام إجازتي
• رصيد إجازاتي