الإجازات

التطبيقات › الإجازات › الإدارة

دورة الحالة: بانتظار التقديم ← بانتظار الاعتماد ← مرفوضة ← الموافقة الثانية ← معتمدة

نظرة عامة

تُستخدم قائمة الإجازات لمتابعة طلبات الإجازات وتخصيصاتها وإدارتها حسب الموظف أو الشركة أو القسم أو وسم الموظف. يستخدمها مديرو الموارد البشرية والمديرون المعنيون لمراجعة الطلبات، ثم تأكيدها واعتمادها أو رفضها حتى تصل إلى حالة معتمدة. تتيح القائمة أيضاً مراجعة تاريخ الطلب ونوع الإجازة والموظف والقسم والحالة الحالية لكل سجل.

سير العمل

1. فتح قائمة الإجازات وإنشاء طلب جديد

1. انتقل إلى الإجازات > الإدارة > الإجازات.
2. راجع السجلات المعروضة، واستخدم الكل لعرض جميع طلبات الإجازات المتاحة في القائمة.
3. لإنشاء طلب جديد، اضغط جديد.

ملاحظة: عند إنشاء طلب إجازة جديد، تكون الحالة (Status) هي بانتظار التقديم (To Submit).

2. تحديد نطاق الطلب وفترة الإجازة قبل التأكيد

1. في وضع التخصيص (Allocation Mode)، اختر النطاق المناسب للطلب:
   • حسب الموظف (By Employee): لطلب أو تخصيص يتعلق بموظف واحد.
   • حسب الشركة (By Company): لتحديد الشركة.
   • حسب القسم (By Department): لتحديد القسم.
   • حسب وسم الموظف (By Employee Tag): لتحديد فئة موظفين باستخدام وسم الموظف (Employee Tag).
2. اختر نوع الإجازة (Time Off Type). هذا الحقل مطلوب لتحديد نوع الطلب.
3. أكمل الحقول المرتبطة بالنطاق الذي اخترته، عند الحاجة:
   • وضع الشركة (Company Mode)
   • وسم الموظف (Employee Tag)
   • القسم (Department)
   • الموظف (Employee)
4. حدّد تاريخ بدء الطلب (Request Start Date).
5. اختر فترة بدء التاريخ (Date Period Start)، مثل صباحاً (Morning) أو بعد الظهر (Afternoon).
6. إذا كان الطلب ليوم جزئي، استخدم نصف يوم (Half Day). وإذا كانت المدة بالساعات، استخدم ساعات مخصصة (Custom Hours) وحدّد الساعة من (Hour from) والساعة إلى (Hour to).
7. أدخل تفاصيل موجزة في الوصف (Description)، وأضف مستنداً داعماً عند الحاجة باستخدام إرفاق ملف (Attach File).
8. بعد مراجعة البيانات، اضغط تأكيد (Confirm) لنقل الطلب من بانتظار التقديم إلى بانتظار الاعتماد (To Approve).

تحذير: لا تؤكد الطلب قبل اختيار وضع التخصيص (Allocation Mode) ونوع الإجازة (Time Off Type)، فهما حقلان مطلوبان.

3. اتخاذ قرار الاعتماد

1. راجع الطلبات التي تظهر حالتها بانتظار الاعتماد (To Approve)، وتحقق من الموظف أو القسم أو وسم الموظف، وفترة الإجازة، والوصف والمرفقات.
2. إذا كان الطلب مستوفياً للمراجعة، اضغط اعتماد (Approve).
3. راقب الحالة (Status) بعد الاعتماد:
   • إذا أصبحت الحالة الموافقة الثانية (Second Approval)، يتطلب الطلب مراجعة إضافية.
   • إذا أصبحت الحالة معتمدة (Approved)، يكون الطلب قد اكتمل ولا يحتاج إلى إجراء اعتماد إضافي.
4. عندما يكون الطلب في حالة الموافقة الثانية، راجعه ثم اضغط تصديق (Validate) لإتمامه في حالة معتمدة.

4. رفض الطلب أو إعادته للتعديل أو إلغاؤه

1. إذا لم يكن الطلب مقبولاً، اضغط رفض (Refuse) لنقله إلى حالة مرفوضة (Refused).
2. إذا احتاج الطلب إلى تصحيح قبل إعادة تقديمه، اضغط وضع كمسودة (Mark as Draft)، ثم عدّل البيانات المطلوبة وأعد استخدام تأكيد (Confirm) لإرساله مجدداً إلى بانتظار الاعتماد.
3. إذا تقرر عدم متابعة الطلب، اضغط إلغاء (Cancel) لإلغائه.
4. استخدم إزالة فقط عندما يكون المقصود إزالة السجل؛ لا تستخدمها بديلاً عن رفض (Refuse) أو إلغاء (Cancel) عند الحاجة إلى تسجيل قرار على الطلب.

5. متابعة الطلبات من القائمة

1. راجع الحالة (Status) لتحديد مرحلة كل طلب:
   • بانتظار التقديم (To Submit): لم يُؤكَّد بعد.
   • بانتظار الاعتماد (To Approve): جاهز للمراجعة واتخاذ القرار.
   • الموافقة الثانية (Second Approval): بانتظار مراجعة إضافية.
   • معتمدة (Approved): اكتمل اعتماد الطلب.
   • مرفوضة (Refused): لم يُعتمد الطلب.
2. استخدم الحقول الظاهرة في القائمة لمراجعة سياق الطلب، مثل الموظف (Employee) والقسم (Department) ونوع الإجازة (Time Off Type) وتاريخ بدء الطلب (Request Start Date).
3. افتح السجل المناسب عند الحاجة إلى مراجعة الوصف أو المرفقات أو تغيير القرار وفقاً لحالته الحالية.

أمثلة

مثال: طلب إجازة سنوية لموظف واحد

يريد الموظف «سارة أحمد» تقديم طلب إجازة سنوية يبدأ في صباح يوم 10 أغسطس.

1. من قائمة الإجازات، اضغط جديد.
2. اختر حسب الموظف (By Employee) في وضع التخصيص (Allocation Mode).
3. اختر «إجازة سنوية» في نوع الإجازة (Time Off Type).
4. حدّد «سارة أحمد» في الموظف (Employee).
5. أدخل 10 أغسطس في تاريخ بدء الطلب (Request Start Date)، ثم اختر صباحاً (Morning) في فترة بدء التاريخ (Date Period Start).
6. اكتب في الوصف (Description): «إجازة سنوية».
7. اضغط تأكيد (Confirm). تصبح الحالة بانتظار الاعتماد.
8. يراجع المسؤول الطلب ويضغط اعتماد (Approve).
9. إذا انتقل الطلب إلى الموافقة الثانية، يراجعه المسؤول التالي ويضغط تصديق (Validate).
10. تظهر الحالة معتمدة، وبذلك يكتمل طلب الإجازة.

نصائح

نصيحة: اختر حسب الموظف (By Employee) عندما يكون الطلب خاصاً بشخص محدد، واستخدم وسم الموظف (Employee Tag) فقط عندما تريد التعامل مع فئة موظفين.

ملاحظة: يساعد إدخال وصف واضح وإرفاق الملفات ذات الصلة باستخدام إرفاق ملف (Attach File) على تسريع مراجعة الطلب.

تحذير: لا تعتمد طلباً في حالة بانتظار التقديم؛ يجب أولاً استخدام تأكيد (Confirm) ليصبح بانتظار الاعتماد.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

روابط ذات صلة

• الإجازات — نظرة عامة
• الإجازات — مرجع الحقول
• المخصصات
• الإجازات — مسار التعلم
• الشركات
• الموظفين
• الموظفين — مرجع الحقول
• الإجازات
• حسب الموظف
• حسب النوع
• أيام إلزامية
• الإجازات الرسمية
• نظرة عامة
• أيام إجازتي
• رصيد إجازاتي