الأصناف

التطبيقات › الشراء › الأصناف

نظرة عامة

تُستخدم شاشة الأصناف لإدارة بيانات الأصناف التي تشتريها المؤسسة أو تبيعها أو تتبع مخزونها. يستخدمها مسؤول المشتريات لتحديد وحدات شراء الصنف وبيانات الموردين، كما يستخدمها أمين المستودع لتحديد نوع الصنف وإعدادات التتبع، ويستفيد منها مندوب المبيعات ومدير المالية عند تحديد قابلية البيع وسياسة الفوترة.
يمكنك من عرض البطاقات إنشاء صنف جديد، وتحديث كميته، وطلب إعادة التوريد، وطباعة الملصقات، وإدارة إعدادات مرتبطة بالصنف.

الإعدادات

قبل استخدام الأصناف في طلبات الشراء، عرّف قوائم أسعار المورد لتحديد سعر الشراء وشروطه لكل مورد. انتقل إلى الشراء > التهيئة > قوائم أسعار المورد، ثم أنشئ سجلاً لكل سعر أو شرط شراء مطلوب.

1. اضغط جديد لإضافة سعر مورد جديد.
2. حدّد المورد (Vendor) الذي يقدم الصنف.
3. أدخل مدة التوريد (Delivery Lead Time) بعدد الأيام بين تأكيد أمر الشراء واستلام المنتجات في المستودع. يستخدم المجدول هذه المدة في الحسابات التلقائية.
4. أدخل الكمية (Quantity) التي يجب شراؤها من المورد للاستفادة من السعر. تُعبّر الكمية بوحدة قياس المورد، أو بوحدة القياس الافتراضية عند عدم تحديد وحدة للمورد.
5. أدخل السعر (Price) وحدّد العملة (Currency).
6. اربط السعر بـ قالب الصنف (Product Template)، ويمكنك تحديد متغير الصنف (Product Variant) إذا كان السعر خاصاً بمتغير محدد. عند ترك متغير الصنف فارغاً، يطبق السعر على جميع متغيرات الصنف.
7. عند الحاجة، أدخل اسم صنف المورد (Vendor Product Name) أو رمز صنف المورد (Vendor Product Code) ليظهرا عند طباعة طلب عرض الأسعار. اتركهما فارغين لاستخدام الاسم أو الرمز الداخلي.
8. حدّد تاريخ البدء (Start Date) وتاريخ الانتهاء (End Date) لسريان السعر، وأدخل الخصم (%) (Discount (%)) إن كان متاحاً.
9. حدّد الشركة (Company) عند استخدام بيئة متعددة الشركات.

ملاحظة: يجب أن تكون وحدة الشراء المعرفة على الصنف من فئة وحدة القياس الافتراضية نفسها، حتى يمكن استخدامها في أوامر الشراء بصورة صحيحة.

سير العمل

1. إنشاء بطاقة صنف وتحديد استخدامه

انتقل إلى الشراء > الأصناف > الأصناف، ثم اضغط جديد (New) لإنشاء بطاقة صنف.

1. أدخل الاسم (Name) للصنف. هذا الحقل مطلوب.
2. اختر نوع الصنف (Product Type) وفقاً لطبيعة التعامل معه:
   • اختر قابل للاستهلاك (Consumable) لصنف لا تُدار كمياته في المخزون.
   • اختر خدمة (Service) للخدمات.
   • اختر صنف قابل للتخزين (Storable Product) للصنف الذي تريد إدارة مخزونه؛ يتطلب ذلك تثبيت تطبيق المخزون.
   • اختر مجموعة (Combo) عند استخدام هذا النوع في بطاقات الأصناف.
3. حدّد وحدة القياس (Unit of Measure)؛ وهي وحدة القياس الافتراضية المستخدمة في جميع عمليات المخزون.
4. حدّد وحدة قياس الشراء (Purchase UoM) المستخدمة افتراضياً في أوامر الشراء. يجب أن تنتمي إلى الفئة نفسها لوحدة القياس الافتراضية.
5. اختر فئة الصنف (Product Category) لتصنيف الصنف.
6. راجع حقل الأصناف (Products) المطلوب كما يظهر في البطاقة.

تحذير: لا تستخدم وحدة قياس الشراء (Purchase UoM) من فئة مختلفة عن وحدة القياس (Unit of Measure)؛ إذ ينص النظام على وجوب انتمائهما إلى الفئة نفسها.

2. اتخاذ قرار تتبع المخزون للصنف القابل للتخزين

إذا اخترت صنف قابل للتخزين (Storable Product)، حدّد مستوى التتبع في التتبع (Tracking):

1. اختر برقم تسلسلي فريد (By Unique Serial Number) عندما يلزم تمييز كل وحدة على حدة.
2. اختر بالدفعات (By Lots) عندما يلزم تتبع مجموعات أو دفعات من الصنف.
3. اختر بلا تتبع (No Tracking) عندما لا تحتاج إلى تتبع قابلية الصنف للتعقب في المستودع.

يؤثر هذا الاختيار في كيفية ضمان قابلية تتبع الصنف داخل المستودع.

3. تحديد ما إذا كان الصنف متاحاً للشراء أو البيع أو المصروفات

بعد إدخال البيانات الأساسية، حدّد الاستخدامات المسموح بها للصنف:

1. فعّل يمكن بيعه (Can be Sold) إذا كان الصنف متاحاً في عمليات البيع.
2. فعّل يمكن شراؤه (Can be Purchased) إذا كان الصنف متاحاً في عمليات الشراء.
3. فعّل يمكن تحميله كمصروف (Can be Expensed) إذا أردت إتاحة اختيار الصنف في المصروفات.
4. فعّل صنف غذائي (Food Product) فقط إذا كان الصنف غذائياً وتحتاج إلى ميزات تصنيع الأغذية.
5. استخدم مفضل (Favorite) وحدّد عادي (Normal) أو مفضل (Favorite) بحسب طريقة تمييز الصنف في العرض.
6. فعّل منشور (Is Published) عند الحاجة إلى نشر الصنف.

4. تحديد سياسة الفوترة وتحذيرات المستندات

اتخذ قرار الفوترة والتحذير قبل استخدام الصنف في المستندات التجارية:

1. في سياسة الفوترة (Invoicing Policy)، اختر أحد الخيارين:
   • الكميات المطلوبة (Ordered quantities) لفوترة الكميات التي طلبها العميل.
   • الكميات المسلّمة (Delivered quantities) لفوترة الكميات التي سُلّمت للعميل.
2. في تحذير سطر أمر الشراء (Purchase Order Line Warning)، اختر:
   • لا رسالة (No Message) لعدم عرض رسالة.
   • تحذير (Warning) لإظهار رسالة تنبيه للمستخدم.
   • رسالة حظر (Blocking Message) لعرض رسالة ومنع متابعة العملية.
3. في سطر أمر البيع (Sales Order Line)، اختر أيضاً لا رسالة (No Message) أو تحذير (Warning) أو رسالة حظر (Blocking Message) وفق مستوى التحكم المطلوب عند استخدام الصنف في سطر أمر بيع.

5. تنفيذ الإجراء التشغيلي المناسب من بطاقة الصنف

بعد تجهيز بطاقة الصنف، اختر الإجراء الذي يناسب الحاجة التشغيلية:

1. استخدم تحديث الكمية (Update Quantity) عند الحاجة إلى تعديل كمية الصنف.
2. استخدم إعادة التوريد (Replenish) عند الحاجة إلى بدء إجراء إعادة توريد الصنف.
3. استخدم طباعة الملصقات (Print Labels) لطباعة ملصقات الصنف.
4. استخدم احتساب السعر من قائمة المواد (Compute Price from BoM) عند الحاجة إلى احتساب السعر اعتماداً على قائمة المواد.
5. استخدم تهيئة العلامات (Configure tags) لإدارة العلامات المرتبطة بالصنف.
6. استخدم تهيئة (Configure) للوصول إلى خيارات التهيئة المتاحة للصنف.
7. استخدم عرض المخطط (View Diagram) لعرض المخطط المتاح للصنف.
8. استخدم إزالة (Remove) فقط عند الحاجة إلى إزالة السجل أو العنصر المحدد.

أمثلة

تريد المؤسسة شراء وبيع صنف قابل للتخزين باسم «ورق طباعة A4 ــ عبوة 500 ورقة».

1. من الشراء > الأصناف > الأصناف، اضغط جديد (New).
2. أدخل في الاسم (Name): ورق طباعة A4 ــ عبوة 500 ورقة.
3. اختر في نوع الصنف (Product Type): صنف قابل للتخزين (Storable Product)، لأن المستودع يحتاج إلى إدارة كميته.
4. اختر في وحدة القياس (Unit of Measure) وحدة العبوة، واختر في وحدة قياس الشراء (Purchase UoM) وحدة من الفئة نفسها.
5. اختر فئة الصنف (Product Category) المناسبة للقرطاسية.
6. اختر في التتبع (Tracking): بلا تتبع (No Tracking)، لأن كل عبوة لا تحتاج إلى رقم تسلسلي أو دفعة.
7. فعّل يمكن شراؤه (Can be Purchased) ويمكن بيعه (Can be Sold).
8. اختر في سياسة الفوترة (Invoicing Policy): الكميات المسلّمة (Delivered quantities) إذا كانت فواتير العملاء يجب أن تعتمد على ما تم تسليمه.
9. انتقل إلى الشراء > التهيئة > قوائم أسعار المورد، واضغط جديد.
10. اختر المورد، وأدخل مدة التوريد (Delivery Lead Time) بقيمة 3 أيام، والكمية (Quantity) بقيمة 100 عبوة، والسعر (Price) بقيمة 12.50، ثم حدّد العملة (Currency)، واربط السجل بقالب الصنف.
11. عند انخفاض المخزون، افتح بطاقة الصنف واستخدم إعادة التوريد (Replenish) لبدء إجراء التوريد.

نصائح

• استخدم برقم تسلسلي فريد (By Unique Serial Number) فقط عندما تحتاج إلى تتبع كل وحدة منفردة؛ واستخدم بالدفعات (By Lots) عند تتبع دفعات الصنف.
• أنشئ سجلات منفصلة في قوائم أسعار المورد عندما يختلف السعر حسب الكمية أو المورد أو فترة السريان.
• اترك اسم صنف المورد (Vendor Product Name) ورمز صنف المورد (Vendor Product Code) فارغين إذا أردت استخدام بيانات الصنف الداخلية عند طباعة طلب عرض الأسعار.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

روابط ذات صلة

• الأصناف — مرجع الحقول
• متغيرات الصنف
• الشراء — نظرة عامة
• الشراء — مسار التعلم
• المشروع
• البنك والنقد
• تعديلات الحسابات لكل مصنع
• المصانع
• علامات تصنيف المنتج
• كومبو المنتجات
• متغيرات الصنف
• الأصناف
• فئات المتجر الإلكتروني
• قوائم أسعار المورد — مرجع الحقول
• الشركات