نظرة عامة

تتيح شاشة الأصناف إدارة بيانات الأصناف التي يمكن شراؤها واستخدامها في العمليات المالية والتشغيلية، مثل أوامر الشراء وحركات المخزون والمصروفات. يستخدمها مسؤول المشتريات لتحديد الأصناف القابلة للشراء، وأمين المستودع لتحديد طريقة تتبع الصنف ووحدات قياسه، كما يستخدمها المحاسب المالي لضبط سياسات الفوترة والتنبيهات المرتبطة بالمعاملات.

تُعرض الأصناف في عرض كانبان ضمن المسار محاسبة > الموردين > الأصناف. قبل استخدام الصنف في العمليات اليومية، راجع خصائصه ووحدات قياسه وسياسات التحذير والفوترة بما يتوافق مع طبيعة الصنف.

الإعدادات

اضبط بيانات الصنف في بطاقته قبل الاعتماد عليه في الشراء أو المخزون أو الفوترة.

الحقل	ما الذي تضبطه
الاسم (Name)	اسم الصنف، وهو حقل مطلوب.
نوع الصنف (Product Type)	يحدد طبيعة الصنف: مستهلك، خدمة، منتج قابل للتخزين، أو مجموعة. المنتج القابل للتخزين هو الصنف الذي تُدار كميته في المخزون ويتطلب تثبيت تطبيق المخزون.
وحدة القياس (Unit of Measure)	وحدة القياس الافتراضية لجميع عمليات المخزون، وهي حقل مطلوب.
وحدة قياس الشراء (Purchase UoM)	وحدة القياس الافتراضية في أوامر الشراء. يجب أن تكون ضمن الفئة نفسها لوحدة القياس الافتراضية.
فئة الصنف (Product Category)	فئة الصنف، وهي حقل مطلوب لتنظيم الأصناف.
التتبع (Tracking)	يحدد إمكانية تتبع الصنف القابل للتخزين في المستودع: بالرقم التسلسلي الفريد، أو بالدفعات، أو من دون تتبع.
المنتجات (Products)	حقل مطلوب بعنوان المنتجات.
تحذير سطر أمر الشراء (Purchase Order Line Warning)	يحدد سلوك النظام عند استخدام الصنف في سطر أمر شراء: بلا رسالة، أو تحذير، أو رسالة حظر توقف التدفق.
سطر أمر البيع (Sales Order Line)	يحدد سلوك النظام عند استخدام الصنف في سطر أمر بيع: بلا رسالة، أو تحذير، أو رسالة حظر توقف التدفق.
منشور (Is Published)	يحدد ما إذا كان الصنف منشوراً.
مفضل (Favorite)	يحدد ما إذا كان الصنف عادياً أو مفضلاً.
يمكن بيعه (Can be Sold)	يحدد إمكانية استخدام الصنف للبيع.
يمكن شراؤه (Can be Purchased)	يحدد إمكانية استخدام الصنف للشراء.
يمكن تحميله كمصروف (Can be Expensed)	يحدد ما إذا كان يمكن اختيار الصنف ضمن المصروفات.
صنف غذائي (Food Product)	يميز الصنف كصنف غذائي لتفعيل خصائص تصنيع الأغذية.
سياسة الفوترة (Invoicing Policy)	تحدد الفوترة وفق الكميات المطلوبة من العميل أو الكميات التي تم تسليمها.

ملاحظة: اختر وحدة قياس الشراء (Purchase UoM) من الفئة نفسها الخاصة بـ وحدة القياس (Unit of Measure)؛ وإلا فلن تكون الوحدتان متوافقتين وفق متطلبات الحقل.

تحذير: لا تستخدم خيار المنتج القابل للتخزين ضمن نوع الصنف (Product Type) إلا عند توفر تطبيق المخزون، لأنه النوع الذي تُدار كمياته في المخزون.

سير العمل

1. راجع بطاقة الصنف وحدد نوع استخدامه

من شاشة الأصناف، افتح بطاقة الصنف المراد مراجعته وحدد ما إذا كان الصنف سيُستخدم للشراء، أو البيع، أو المصروفات، أو إدارة المخزون.

أدخل أو راجع الاسم (Name) ليكون الاسم واضحاً في المعاملات.
في نوع الصنف (Product Type)، اختر القرار المناسب:
- اختر مستهلك (Consumable) للصنف الذي لا تُدار كميته كمخزون.
- اختر خدمة (Service) للخدمة.
- اختر منتج قابل للتخزين (Storable Product) إذا كانت كمية الصنف تحتاج إلى إدارة في المخزون.
- اختر مجموعة (Combo) عند استخدام هذا النوع في الصنف.
فعّل يمكن شراؤه (Can be Purchased) إذا كان الصنف سيظهر للاستخدام في أوامر الشراء.
فعّل يمكن بيعه (Can be Sold) إذا كان الصنف سيُستخدم في أوامر البيع.
فعّل يمكن تحميله كمصروف (Can be Expensed) فقط عندما ينبغي أن يكون الصنف قابلاً للاختيار ضمن المصروفات.

2. حدّد وحدة القياس والتتبع عند إدارة المخزون

إذا اخترت منتجاً قابلاً للتخزين، أكمل إعداد وحدات القياس والتتبع قبل تعديل الكمية أو طلب إعادة التزويد.

حدّد وحدة القياس (Unit of Measure) المستخدمة افتراضياً في عمليات المخزون.
حدّد وحدة قياس الشراء (Purchase UoM) المستخدمة افتراضياً في أوامر الشراء، وتأكد من أنها من الفئة نفسها لوحدة القياس.
اختر فئة الصنف (Product Category) لتنظيم الصنف.
في التتبع (Tracking)، اتخذ القرار المناسب:
- اختر بالرقم التسلسلي الفريد (By Unique Serial Number) إذا كان يلزم تتبع كل وحدة على حدة.
- اختر بالدفعات (By Lots) إذا كان التتبع يتم على مستوى الدفعة.
- اختر بلا تتبع (No Tracking) إذا لم تكن الحاجة إلى تتبع المستودع مطلوبة.
عند الحاجة إلى تحديث كمية الصنف القابل للتخزين، استخدم تحديث الكمية (Update Quantity).

نصيحة: اجعل وحدة القياس هي الوحدة التي تعتمدها فعلياً في حركات المخزون، واجعل وحدة قياس الشراء هي الوحدة التي يورد بها المورد الصنف، بشرط بقاء الوحدتين ضمن الفئة نفسها.

3. قرر كيفية التعامل مع الاستخدام في أوامر الشراء والبيع

قبل أن يستخدم المستخدمون الصنف في أمر شراء أو أمر بيع، اضبط رسائل التنبيه المناسبة لمنع الأخطاء المتكررة.

في تحذير سطر أمر الشراء (Purchase Order Line Warning)، اختر أحد القرارات التالية:
- بلا رسالة (No Message) لمتابعة الاستخدام من دون تنبيه.
- تحذير (Warning) لإظهار رسالة للمستخدم مع السماح بمتابعة التدفق.
- رسالة حظر (Blocking Message) لإظهار رسالة ومنع متابعة التدفق.
في سطر أمر البيع (Sales Order Line)، اختر القرار نفسه وفق سياسة استخدام الصنف في أمر البيع.
راجع يمكن شراؤه (Can be Purchased) ويمكن بيعه (Can be Sold) للتأكد من توافقهما مع رسائل التحذير التي حددتها.

4. اختر سياسة الفوترة المناسبة قبل إصدار الفواتير

حدد سياسة الفوترة بحسب الوقت الذي تستحق فيه فوترة العميل.

في سياسة الفوترة (Invoicing Policy)، اختر الكميات المطلوبة (Ordered quantities) إذا كانت الفوترة تستند إلى الكميات التي طلبها العميل.
اختر الكميات المسلّمة (Delivered quantities) إذا كانت الفوترة تستند إلى الكميات التي تم تسليمها للعميل.
إذا كان الصنف منتجاً قابلاً للتخزين ويستلزم توفير كمية إضافية، استخدم إعادة التزويد (Replenish) لبدء إجراء إعادة التزويد من بطاقة الصنف.

5. نفّذ الإجراءات المتاحة على الصنف عند الحاجة

بعد مراجعة خصائص الصنف، استخدم الإجراء الذي يخدم العملية المطلوبة من بطاقة الصنف.

اختر طباعة الملصقات (Print Labels) عند الحاجة إلى طباعة ملصقات الصنف.
اختر احتساب السعر من قائمة المواد (Compute Price from BoM) عندما يلزم احتساب السعر من قائمة المواد.
اختر تهيئة الوسوم (Configure tags) لإعداد الوسوم.
اختر تهيئة (Configure) للوصول إلى خيارات التهيئة المتاحة للصنف.
اختر عرض المخطط (View Diagram) عند الحاجة إلى عرض المخطط.
استخدم فارغ كما يظهر في الشاشة عند الحاجة إلى هذا الإجراء.

أمثلة

لدى شركة توزيع صنف باسم «ورق طباعة A4» يتم شراؤه من الموردين وتخزينه ثم بيعه للعملاء.

من محاسبة > الموردين > الأصناف، افتح بطاقة الصنف وأدخل الاسم (Name): ورق طباعة A4.
في نوع الصنف (Product Type)، اختر منتج قابل للتخزين (Storable Product) لأن الشركة تدير كمية الورق في المستودع.
حدّد وحدة القياس (Unit of Measure) بوحدة مناسبة لعمليات المخزون، وحدّد وحدة قياس الشراء (Purchase UoM) بوحدة شراء من الفئة نفسها.
حدّد فئة الصنف (Product Category) الخاصة بالقرطاسية أو الفئة المعتمدة لدى الشركة.
في التتبع (Tracking)، اختر بلا تتبع (No Tracking) إذا لم تكن الشركة تحتاج إلى تتبع كل رزمة أو دفعة.
فعّل يمكن شراؤه (Can be Purchased) لأن الصنف سيُستخدم في أوامر الشراء، وفعّل يمكن بيعه (Can be Sold) لأنه سيُستخدم في أمر بيع.
في تحذير سطر أمر الشراء (Purchase Order Line Warning)، اختر تحذير (Warning) إذا أرادت الشركة تنبيه المشتري عند إضافة هذا الصنف مع السماح له بالمتابعة.
في سياسة الفوترة (Invoicing Policy)، اختر الكميات المسلّمة (Delivered quantities) إذا كانت فوترة العميل يجب أن تعتمد على الورق الذي تم تسليمه فعلياً.
عند انخفاض الكمية المتاحة، افتح الصنف واختر إعادة التزويد (Replenish). وإذا كان المطلوب تصحيح كمية مسجلة، اختر تحديث الكمية (Update Quantity) بدلاً من ذلك.
عند تجهيز الصنف في المستودع، اختر طباعة الملصقات (Print Labels) لطباعة ملصقات التعريف المطلوبة.

نصائح

نصيحة: استخدم مفضل (Favorite) لتمييز الأصناف المتكررة في العمل اليومي.
ملاحظة: عيّن منشور (Is Published) فقط عندما يكون المطلوب نشر الصنف.
تحذير: اختيار رسالة حظر (Blocking Message) في تحذير أمر الشراء أو سطر أمر البيع يمنع متابعة التدفق، لذا استخدمه فقط عند وجود سبب تشغيلي يمنع استخدام الصنف.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

العَرَض	السبب المحتمل	المعالجة
لا يمكن اعتماد وحدة قياس الشراء المناسبة.	وحدة قياس الشراء (Purchase UoM) ليست ضمن الفئة نفسها الخاصة بـ وحدة القياس (Unit of Measure).	اختر وحدة قياس شراء من الفئة نفسها لوحدة القياس الافتراضية.
لا يمكن متابعة استخدام الصنف في أمر شراء أو أمر بيع.	تم اختيار رسالة حظر (Blocking Message) في تحذير سطر أمر الشراء (Purchase Order Line Warning) أو سطر أمر البيع (Sales Order Line).	راجع إعداد التحذير، واختر تحذير (Warning) أو بلا رسالة (No Message) إذا كانت سياسة الشركة تسمح بالمتابعة.
لا تتوفر إدارة كمية الصنف كما هو متوقع.	لم يُحدد الصنف كـ منتج قابل للتخزين (Storable Product)، أو لا يتوفر تطبيق المخزون.	راجع نوع الصنف (Product Type) وتأكد من توفر تطبيق المخزون قبل إدارة كميات الصنف.
لا يمكن اختيار الصنف في المصروفات.	خيار يمكن تحميله كمصروف (Can be Expensed) غير مفعّل.	فعّل الخيار إذا كان الصنف ينبغي أن يكون قابلاً للاختيار في المصروفات.

الأصناف