6.22 الجداول الزمنية — مسار التعلم

مسارات التعلم › الجداول الزمنية

تستهدف هذه المسارَ موظفين ومديرين يستخدمون تطبيق الجداول الزمنية لتسجيل الوقت، مراجعة الساعات، وتحليلها عبر تقارير مختلفة. بعد إكماله، ستعرف كيف تدخل إلى الجداول الزمنية اليومية، تفهم طرق عرضها، وتستخدم تقارير الموظفين والمشاريع والمهام ونوع الفوترة لاتخاذ قرارات تشغيلية أفضل.

أهداف التعلم

• في نهاية هذا المسار ستتمكن من فتح الجداول الزمنية واستخدام عرض كافة الجداول الزمنية لمتابعة الساعات المسجلة.
• في نهاية هذا المسار ستتمكن من فهم تقارير الجداول الزمنية حسب الموظف والمشروع والمهمة ونوع الفوترة.
• في نهاية هذا المسار ستتمكن من قراءة تحليل الجداول الزمنية / الحضور لاكتشاف أنماط العمل والوقت.
• في نهاية هذا المسار ستتمكن من الوصول إلى التهيئة ومعرفة ما يمكن ضبطه لدعم العمل اليومي.
• في نهاية هذا المسار ستتمكن من اختيار التقرير المناسب حسب السؤال التشغيلي الذي تريد الإجابة عنه.

المتطلبات الأساسية

• امتلاك صلاحية الوصول إلى تطبيق الجداول الزمنية.
• معرفة أساسية بمفهوم تسجيل الساعات على الأنشطة أو المهام.
• صلاحية عرض البيانات التي تظهر في كافة الجداول الزمنية وإعداد التقارير.
• فهم عام لكيفية قراءة التجميعات والتحليلات في التقارير.
• يُفضَّل أن يكون لديك دور عملي يسمح لك بمراجعة الجداول الزمنية أو إعداد التقارير، وليس فقط استخدام البيانات المسجلة.

الوحدة 1: بدء العمل مع الجداول الزمنية

هدف هذه الوحدة: التعرف على أين توجد البيانات اليومية وكيف تصل إلى العرض التشغيلي الأساسي للجداول الزمنية.

الدرس 1.1: الوصول إلى الساعات المسجلة لمراجعة العمل اليومي

إذا أردت التحقق من الساعات التي تم تسجيلها خلال اليوم أو الأسبوع، فابدأ من الجداول الزمنية. من هناك يمكنك الانتقال إلى كافة الجداول الزمنية لرؤية السجلات المسجلة في مكان واحد ومراجعة ما تم إدخاله عبر النظام. هذا العرض مناسب عندما تريد متابعة ما تم تسجيله بدل البحث في كل مشروع على حدة.
مهمة تدريبية: افتح كافة الجداول الزمنية وحدد سجلًا واحدًا تريد مراجعته.

الدرس 1.2: فهم ما الذي يقدمه عرض كافة الجداول الزمنية

عندما تحتاج إلى صورة شاملة بدل سجل فردي، استخدم كافة الجداول الزمنية باعتباره مكان المراجعة المركزية. هذا يفيدك إذا كنت تتحقق من الاتساق بين الساعات المسجلة والأنشطة المنجزة، أو إذا أردت البحث عن إدخالات معينة قبل إعداد تقرير. انتقل أولًا من الجداول الزمنية ثم راقب كيف تجمع لك الصفحة كل السجلات في عرض واحد.
مهمة تدريبية: راجع السجلات الظاهرة وحدد كيف تساعدك على فهم العمل المنجز في يوم واحد.

الوحدة 2: تحليل العمل حسب السياق التشغيلي

هدف هذه الوحدة: استخدام تقارير التحليل لتجميع الساعات حسب الموظف أو المشروع أو المهمة أو نوع الفوترة.

الدرس 2.1: معرفة من قضى الوقت على ماذا

إذا كان سؤالك هو: “كم ساعة سجّل كل موظف؟”، فافتح حسب الموظف. هذا التقرير يساعدك على مقارنة الجهد بين الأفراد ورؤية توزيع الوقت بطريقة تحليلية بدل مراجعة كل سجل على حدة. يبدأ الاستخدام عادة من الجداول الزمنية ثم الانتقال إلى التقرير المناسب من إعداد التقارير.
مهمة تدريبية: افتح تقرير حسب الموظف وحدد الموظف الذي لديه أعلى تجميع ظاهر في العرض.

الدرس 2.2: تتبع الوقت على مستوى المشروع

إذا احتجت إلى معرفة أين استهلك المشروع وقته، انتقل إلى حسب المشروع. هذا العرض مناسب لمراجعة المشاريع التي تستهلك ساعات كثيرة، أو لمقارنة المشاريع النشطة من حيث الجهد المبذول. استخدمه عندما يكون هدفك فهم الأداء التشغيلي للمشروع بدل التركيز على الأشخاص.
مهمة تدريبية: افتح تقرير حسب المشروع وحدد مشروعًا واحدًا يبدو الأكثر نشاطًا في العرض.

الدرس 2.3: تحليل العمل على مستوى المهمة

عندما يكون السؤال أدق من المشروع، استخدم حسب المهمة. يساعدك هذا التقرير على رؤية أي المهام استهلكت وقتًا أكثر، وهو مفيد عندما تريد معرفة ما إذا كان الجهد يذهب إلى المهام الصحيحة. ابدأ من منطقة إعداد التقارير الخاصة بالجداول الزمنية ثم انتقل إلى هذا العرض لتحليل تفصيلي.
مهمة تدريبية: افتح تقرير حسب المهمة وحدد مهمة واحدة تمثل أكبر استهلاك ظاهر للوقت.

الدرس 2.4: ربط الوقت بنوع الفوترة

إذا كان هدفك فهم العلاقة بين الوقت المسجل والقابلية للفوترة، فانتقل إلى حسب نوع الفوترة. هذا التقرير يساعدك على التمييز بين أنواع النشاط من منظور تجاري، حتى تعرف أين يذهب الوقت وكيف ينعكس على الفوترة. استخدمه عندما تحتاج إلى إجابة عن سؤال مثل: ما جزء الوقت الذي يرتبط بأنشطة قابلة للفوترة؟
مهمة تدريبية: افتح تقرير حسب نوع الفوترة وحدد نوع الفوترة الأوضح في العرض.

الوحدة 3: فهم التحليل المرتبط بالحضور

هدف هذه الوحدة: استخدام التقارير التحليلية لربط الجداول الزمنية بالحضور واستخراج فهم تشغيلي أوسع.

الدرس 3.1: قراءة تحليل الجداول الزمنية / الحضور

عندما تريد مقارنة الوقت المسجل بحضور العمل، افتح تحليل الجداول الزمنية / الحضور. يفيدك هذا التقرير إذا كنت تبحث عن اختلافات بين ما تم تسجيله في الجداول الزمنية وما يظهر من منظور الحضور أو النشاط الزمني العام. ابدأ من الجداول الزمنية ثم انتقل إلى قسم إعداد التقارير للوصول إلى هذا التحليل.
مهمة تدريبية: افتح تحليل الجداول الزمنية / الحضور وحدد ما إذا كان العرض يميل إلى التراكم حسب الزمن أو حسب البعد التحليلي الظاهر أمامك.

الوحدة 4: التهيئة واستخدام المسار في العمل اليومي

هدف هذه الوحدة: معرفة أين تتم التهيئة وما الذي يجب العودة إليه دوريًا عند الحاجة إلى ضبط أو فهم الإعدادات.

الدرس 4.1: مراجعة التهيئة قبل تعميم الاستخدام

إذا كنت مسؤولًا عن التشغيل أو الدعم، فانتقل إلى التهيئة لمراجعة إعدادات التطبيق المرتبطة بالجداول الزمنية. هذا هو المكان الذي تلجأ إليه عندما تحتاج إلى التأكد من أن التطبيق مهيأ بالطريقة التي تدعم أسلوب العمل في فريقك. الوصول يبدأ من الجداول الزمنية ثم إلى منطقة التهيئة.
مهمة تدريبية: افتح التهيئة وحدد الإعدادات التي قد تحتاج إلى مراجعة قبل اعتماد العمل اليومي للفريق.

الدرس 4.2: اختيار الأداة المناسبة حسب السؤال

في العمل اليومي، لا تحتاج دائمًا إلى نفس العرض. إذا كان السؤال عن سجل فردي، استخدم كافة الجداول الزمنية. إذا كان السؤال عن توزيع الجهد، استخدم حسب الموظف أو حسب المشروع. وإذا كان السؤال عن أثر الوقت على الفوترة، فانتقل إلى حسب نوع الفوترة.
مهمة تدريبية: اختر تقريرًا واحدًا يناسب سيناريو “أريد معرفة أين قضى الفريق وقته أكثر هذا الأسبوع”.

الاختبار الختامي

1. لديك مدير يريد معرفة أي الموظفين سجل أكبر كمية وقت في هذا الأسبوع. أي تقرير تستخدم؟
2. لديك قائد مشروع يريد معرفة أي مشروع استهلك أكبر عدد من الساعات. أي عرض تفتح؟
3. تريد مراجعة السجلات الفردية التي تم إدخالها اليوم قبل اعتمادها داخليًا. من أين تبدأ؟
4. تريد فهم كيف يتوزع الوقت بين العمل القابل للفوترة وغير القابل للفوترة. أي تقرير يناسبك؟
5. تريد مقارنة الوقت المسجل مع منظور الحضور. أي تقرير تراجع؟

الإجابات

1. حسب الموظف — لأنه يجمع الساعات بحسب الموظف ويظهر التوزيع بين الأفراد.
2. حسب المشروع — لأنه يركز على تجميع الوقت على مستوى المشروع.
3. كافة الجداول الزمنية — لأنه العرض المركزي لمراجعة السجلات الفردية.
4. حسب نوع الفوترة — لأنه يربط الساعات بنوع الفوترة.
5. تحليل الجداول الزمنية / الحضور — لأنه يقدّم منظورًا تحليليًا يربط الجداول الزمنية بالحضور.