# 3.12.4.1 تقارير النفقات

_مساعدة التطبيقات › المصروفات › تقارير النفقات_

![تقارير النفقات](https://atloriaassets.blob.core.windows.net/assets/a438221c-c1af-407c-b9e6-a56c986db846/43933ec5-9ad3-4285-a080-be9e5b5d25a5.png)
*تقارير النفقات  — المصروفات › تقارير النفقات*

**دورة الحالة:** بانتظار التقديم ← مُقدَّمة ← معتمدة ← مرحّلة ← منجزة ← مرفوضة

## 1.1 خلفية العمل
تُستخدم تقارير النفقات لتجميع مصروفات الموظف أو المصروفات التي تتحملها الشركة ضمن مستند واحد قابل للمراجعة والاعتماد والترحيل المحاسبي. وتتيح هذه الوظيفة تتبّع المصروفات على مستوى تقرير النفقات، ثم معالجتها وفق مسار الاعتماد والحركات المحاسبية المرتبطة بها.

يتولى هذا النشاط عادةً كلٌّ من موظف النفقات أو الموظف المسؤول عن إدخال التقرير، ثم المدير لاعتماد التقرير أو رفضه، وبعد ذلك يقوم الفريق المالي بترحيله أو تسجيل الدفعات بحسب طريقة السداد. وتظهر أهمية هذه الصفحة عندما يكون التقرير في إحدى الحالات التشغيلية التي تتدرج من **بانتظار التقديم** إلى **مُقدَّمة** ثم **معتمدة** و**مرحّلة** و**منجزة** أو **مرفوضة**.

كما تدعم الصفحة متابعة سياسة المصروفات المطبقة على التقرير، بما في ذلك حالة تقييم السياسة، ورسالة التقييم، ومخالفات السياسة. ويساعد ذلك في توضيح سبب الاعتماد التلقائي أو الحاجة إلى موافقة المدير أو الرفض التلقائي.

## 1.2 الميزات الرئيسية

| الميزة | وظيفتها |
|---|---|
| إنشاء تقرير نفقات جديد | يفتح سجلّ تقرير نفقات جديداً لإدخال بيانات التقرير وعناصره. |
| رفع تقرير نفقات | يرسل التقرير إلى مسار المعالجة وفق حالته الحالية. |
| مسح التقرير | يحذف التقرير أو يزيله من القائمة بحسب صلاحيات المستخدم وسياق السجل. |
| إرسال إلى المدير | ينقل التقرير من حالة **بانتظار التقديم** أو **مُقدَّمة** إلى مسار المراجعة الإدارية. |
| اعتماد التقرير | يغيّر حالة التقرير إلى **معتمدة** عندما يكون ذلك مسموحاً. |
| ترحيل قيود اليومية | ينشئ قيود اليومية المتعلقة بتقرير النفقات ويغيّر حالته إلى **مرحّلة**. |
| تسجيل الدفعة | يسجل الدفعة المرتبطة بالمصروف عندما يكون السداد من الشركة. |
| رفض التقرير | يغيّر حالة التقرير إلى **مرفوضة**. |
| إعادة إلى مسودة | يعيد التقرير إلى حالة **مسودة** لإجراء التعديلات. |
| حالة التقرير | تعرض دورة حياة التقرير الحالية ضمن القيم: **بانتظار التقديم**، **مُقدَّمة**، **معتمدة**، **مرحّلة**، **منجزة**، **مرفوضة**. |
| موجز تقرير النفقات | يحدد ملخص التقرير باعتباره الحقل الرئيسي للتعرّف على السجل. |
| الدفتر | يحدد دفتر اليومية المستخدم عندما يكون المصروف مدفوعاً من الموظف. |
| طريقة السداد | تحدد طريقة السداد المستخدمة عندما يكون المصروف مدفوعاً من الشركة. |
| عناصر النفقات | تعرض بنود المصروفات المرتبطة بتقرير النفقات. |
| السياسة المطابقة | تعرض السياسة التي طُبقت على ورقة المصروفات هذه. |
| حالة السياسة | تعرض نتيجة تقييم السياسة: **بانتظار التقييم**، **مقبولة تلقائياً**، **تتطلب موافقة المدير**، **مرفوضة تلقائياً**، **معفاة من السياسة**. |
| رسالة السياسة | تعرض الرسالة الصادرة من تقييم السياسة. |
| مخالفات السياسة | تعرض مخالفات السياسة الخاصة بورقة المصروفات هذه. |

## 1.3 المتطلبات المسبقة
- يجب أن يكون لدى المستخدم صلاحية الوصول إلى **المصروفات > تقارير النفقات**.
- يجب أن تكون هناك تقارير نفقات أو إمكانية إنشاء تقرير جديد.
- يجب توافر بيانات أساسية ذات صلة عند الحاجة، مثل **دفتر** و**طريقة سداد** و**عناصر النفقات**.
- يجب أن تكون هناك سياسة نفقات مهيأة مسبقاً إذا كان المطلوب مراجعة **السياسة المطابقة** و**حالة السياسة** و**مخالفات السياسة**.

## 1.4 الإجراء
1. ينتقل المستخدم إلى **المصروفات > تقارير النفقات** لفتح قائمة تقارير النفقات.

2. ينشئ المستخدم تقريراً جديداً باختيار **جديد**.
   ![تقارير النفقات ](https://atloriaassets.blob.core.windows.net/assets/a438221c-c1af-407c-b9e6-a56c986db846/b2876b39-7dec-4625-9672-7d51aac4b7d2.png)
*تقارير النفقات  — المصروفات › تقارير النفقات*

3. في نموذج التقرير، يعبئ المستخدم الحقول الأساسية بحسب حالة السداد:
   - **موجز تقرير النفقات** لتسمية التقرير.
   - **حالة** لتحديد الحالة التشغيلية للتقرير.
   - **الدفتر** عندما يكون المصروف مدفوعاً من الموظف.
   - **طريقة السداد** عندما يكون المصروف مدفوعاً من الشركة.
   - **عناصر النفقات** لربط البنود التي يتكوّن منها التقرير.
   - ويطلع على **السياسة المطابقة** و**حالة السياسة** و**رسالة السياسة** و**مخالفات السياسة** عند الحاجة.

4. بعد اكتمال الإدخال، يحفظ المستخدم التقرير من خلال الإجراء المتاح في السجل، ثم يراجع الحالة الحالية في حقل **حالة**.

5. عندما تكون الحالة **بانتظار التقديم** أو **مُقدَّمة**، يختار المستخدم **إرسال إلى المدير** لرفع التقرير إلى المراجعة.

6. إذا كان التقرير بحاجة إلى اعتماد، يختار المستخدم **اعتماد** لتنقل الحالة إلى **معتمدة**.

   > **ملاحظة:** لا يظهر الترحيل أو تسجيل الدفعة إلا عندما تسمح حالة التقرير بذلك.

7. عندما يصبح التقرير جاهزاً للتأثير المحاسبي، يختار المستخدم **ترحيل قيود اليومية** لإنشاء **قيود اليومية** المرتبطة بالتقرير وتحويله إلى **مرحّلة**.

8. إذا كان السداد على حساب الشركة، يختار المستخدم **تسجيل الدفعة** لمعالجة **الدفعات** المرتبطة بالتقرير.

9. إذا كان التقرير غير صحيح أو غير مقبول، يختار المستخدم **رفض** لتغيير الحالة إلى **مرفوضة**.

10. إذا لزم تعديل التقرير وإعادة تقديمه، يختار المستخدم **إعادة إلى مسودة** ثم يعدّل البيانات المطلوبة ويعيد تنفيذ مسار التقديم.

## 1.5 مرجع الحقول

| الحقل | ما الذي يتحكم فيه |
|---|---|
| **حالة (Status)** | يحدد الحالة الحالية لتقرير النفقات. القيم المتاحة: **بانتظار التقديم**، **مُقدَّمة**، **معتمدة**، **مرحّلة**، **منجزة**، **مرفوضة**. |
| **موجز تقرير النفقات (Expense Report Summary)** | يحدد الملخص الرئيسي لتقرير النفقات. |
| **الدفتر (Journal)** | يحدد دفتر اليومية المستخدم عندما يكون المصروف مدفوعاً من الموظف. |
| **طريقة السداد (Payment Method)** | تحدد طريقة السداد المستخدمة عندما يكون المصروف مدفوعاً من الشركة. |
| **عناصر النفقات (Expense Lines)** | تعرض عناصر النفقات التي يتكوّن منها تقرير النفقات. |
| **السياسة المطابقة (Matched Policy)** | تعرض السياسة التي طُبقت على هذا التقرير. |
| **حالة السياسة (Policy Status)** | تعرض حالة تقييم السياسة. القيم المتاحة: **بانتظار التقييم**، **مقبولة تلقائياً**، **تتطلب موافقة المدير**، **مرفوضة تلقائياً**، **معفاة من السياسة**. |
| **رسالة السياسة (Policy Message)** | تعرض الرسالة الناتجة عن تقييم السياسة. |
| **مخالفات السياسة (Policy المخالفات)** | تعرض مخالفات السياسة الخاصة بتقرير النفقات هذا. |

## 1.6 معلومات ذات صلة
- تقريرات النفقات
- قيود اليومية
- الدفعات
- السياسة المطابقة
- حالة السياسة
- عناصر النفقات

## روابط ذات صلة

- [المصروفات — نظرة عامة](doc:hr-overview-2)
- [المصروفات](doc:hr-expense)
- [المصروفات — مسار التعلم](doc:workflows-hr-5)
- [محاسبة](doc:account-journal)
- [إعداد تحليل النفقات](doc:hr-expense-2)
- [إعداد سياسات الاعتماد](doc:hr-expense-approval-policy)
- [إعداد مخالفات السياسة](doc:hr-expense-policy-violation)
- [تقاريري](doc:hr-expense-sheet-2)
- [المصروفات — مرجع الحقول](doc:hr-expense-ref)
- [تحليل النفقات — مرجع الحقول](doc:hr-expense-ref-2)
- [مخالفات السياسة — مرجع الحقول](doc:hr-expense-policy-violation-ref)
- [فئات النفقة — مرجع الحقول](doc:product-product-ref-6)
- [سياسات الاعتماد — مرجع الحقول](doc:hr-expense-approval-policy-ref)