# قائمة تقارير النفقات

_التطبيقات › المصروفات › تقارير النفقات_

![قائمة تقارير النفقات](https://atloriaassets.blob.core.windows.net/assets/a438221c-c1af-407c-b9e6-a56c986db846/89c84d1a82b92f6241c4d126f7d7d77b.png#atloria-annotations=%7B%22annotations%22%3A%5B%7B%22type%22%3A%22box%22%2C%22x%22%3A96.44%2C%22y%22%3A5.32%2C%22w%22%3A3.13%2C%22h%22%3A4.43%2C%22label%22%3A%221%20%20%5Cu062c%5Cu062f%5Cu064a%5Cu062f%22%7D%5D%7D)
*تقارير النفقات  — المصروفات › تقارير النفقات*

**دورة الحالة:** بانتظار التقديم ← مُقدَّمة ← معتمدة ← مرحّلة ← منجزة ← مرفوضة

## نظرة عامة

تُستخدم قائمة تقارير النفقات لمتابعة تقارير النفقات المقدمة من الموظفين من مرحلة بانتظار التقديم حتى تصبح منجزة أو مرفوضة. يستخدمها المدير المالي والمحاسب المالي لمراجعة حالة التقرير، واعتماده، وترحيل قيود اليومية، وتسجيل السداد عند الاقتضاء. كما تتيح لمخطط الإنتاج أو المسؤول عن الأقسام مراجعة التقارير المرتبطة بالسياسات قبل اعتمادها.

## الإعدادات

قبل معالجة تقارير النفقات، أنشئ سياسات اعتماد تحدد كيفية تقييم التقارير تلقائياً أو إحالتها إلى المدير للمراجعة. انتقل إلى **المصروفات > التهيئة > سياسات الاعتماد**.

![سياسات الاعتماد](https://atloriaassets.blob.core.windows.net/assets/a438221c-c1af-407c-b9e6-a56c986db846/e38b7f7a9a568d1c8e4461987d1cef93.png#atloria-annotations=%7B%22annotations%22%3A%5B%7B%22type%22%3A%22box%22%2C%22x%22%3A96.44%2C%22y%22%3A5.19%2C%22w%22%3A3.13%2C%22h%22%3A4.43%2C%22label%22%3A%221%20%20%5Cu062c%5Cu062f%5Cu064a%5Cu062f%22%7D%2C%7B%22type%22%3A%22box%22%2C%22x%22%3A94.3%2C%22y%22%3A10.59%2C%22w%22%3A5.27%2C%22h%22%3A4.43%2C%22label%22%3A%225%20%20%5Cu0627%5Cu062e%5Cu062a%5Cu0628%5Cu0627%5Cu0631%20%5Cu0627%5Cu0644%5Cu0633%5Cu064a%5Cu0627%5Cu0633%5Cu0629%22%7D%5D%7D)
*سياسات الاعتماد — المصروفات › التهيئة › سياسات الاعتماد*

1. أنشئ سياسة جديدة باستخدام **جديد**، ثم أدخل **اسم السياسة (Policy Name)** و**الشركة (Company)** وحدد ما إذا كانت السياسة **نشطة (Active)**. لا تُقيَّم السياسات غير النشطة.
2. حدّد نطاق السياسة عند الحاجة:
   - استخدم **الأقسام (Departments)** لتطبيقها على أقسام محددة، أو اتركه فارغاً لتشمل جميع الأقسام.
   - استخدم **موظفون محددون (Specific Employees)** أو **فئات النفقات (Expense Categories)** لتقييد تطبيق السياسة.
   - أدخل **الحد الأقصى للمبلغ (Maximum Amount)** لتحديد مبلغ التأهيل؛ أدخل `0` إذا لم يكن هناك حد.
3. أضف متطلبات المستندات والمحتوى:
   - فعّل **يتطلب إيصالاً (Require Receipt)** إذا كان التقرير لا يؤهل إلا عند إرفاق إيصال بكل نفقة.
   - فعّل **يتطلب وصفاً (Require Description)** إذا كانت جميع النفقات تحتاج إلى وصف.
   - استخدم **الحد الأدنى لسطور النفقات (Minimum Expense Lines)** و**الحد الأقصى لسطور النفقات (Maximum Expense Lines)** عند الحاجة.
4. حدّد **الإجراء (Action)** الذي يُطبّق عند استيفاء الشروط:
   - **اعتماد تلقائي (Auto-Approve):** يعتمد التقرير تلقائياً.
   - **يتطلب اعتماد المدير (Require Manager Approval):** يحيل التقرير إلى المدير للمراجعة اليدوية.
   - **رفض تلقائي (Auto-Reject):** يرفض التقرير تلقائياً؛ أدخل **سبب الرفض (Rejection Reason)** ليظهر للموظف.
5. استخدم **تخطي اعتماد المدير (Skip Manager Approval)** فقط مع الاعتماد التلقائي عندما يجب أن يتجاوز التقرير مراجعة المدير. يمكنك تجربة أثر الشروط باستخدام **اختبار السياسة (Test Policy)**.

> **ملاحظة:** راجع السياسات دورياً، خصوصاً حدود المبالغ ومتطلبات الإيصالات، حتى تعكس قواعد المصروفات المعتمدة في الشركة.

يمكنك أيضاً متابعة الاستثناءات من **المصروفات > إعداد التقارير > مخالفات السياسة**. تعرض المخالفة السياسة والتقرير والموظف ونوع المخالفة ورسالتها. استخدم **إقرار (Acknowledge)** لتسجيل الاطلاع، أو **وضع علامة كمحلولة (Mark as Resolved)** عند معالجة السبب، أو **التنازل عن المخالفة (Waive Violation)** عند قبول الاستثناء.

## سير العمل

1. **أنشئ تقريراً أو افتح تقريراً بانتظار التقديم.**  
   انتقل إلى **المصروفات > تقارير النفقات**، ثم استخدم **جديد** لإنشاء تقرير أو افتح تقريراً موجوداً لمراجعته وتعديله. في نموذج التقرير، أدخل **ملخص تقرير النفقات (Expense Report Summary)** وأضف **سطور النفقات (Expense Lines)** المرتبطة بالتقرير. راجع **الحالة (Status)** لتحديد موضع التقرير في دورة المعالجة.

   ![تقارير النفقات ](https://atloriaassets.blob.core.windows.net/assets/a438221c-c1af-407c-b9e6-a56c986db846/d3239921e5849cabf8aada5f04d5c376.png#atloria-annotations=%7B%22annotations%22%3A%5B%7B%22type%22%3A%22box%22%2C%22x%22%3A96.44%2C%22y%22%3A5.19%2C%22w%22%3A3.13%2C%22h%22%3A4.43%2C%22label%22%3A%221%20%20%5Cu062c%5Cu062f%5Cu064a%5Cu062f%22%7D%5D%7D)
*تقارير النفقات  — المصروفات › تقارير النفقات*

   عند سداد الموظف للمصروف بنفسه، راجع **دفتر اليومية (Journal)**، فهو دفتر اليومية المستخدم عندما تُدفع النفقة بواسطة الموظف. وعندما تدفع الشركة النفقة، راجع **طريقة الدفع (Payment Method)** لتوثيق طريقة السداد المستخدمة.

   | الحقل | الاستخدام |
   |---|---|
   | **الحالة (Status)** | توضح مرحلة التقرير: بانتظار التقديم، مُقدَّمة، معتمدة، مرحّلة، منجزة، أو مرفوضة. |
   | **ملخص تقرير النفقات (Expense Report Summary)** | وصف موجز يعرّف التقرير. |
   | **سطور النفقات (Expense Lines)** | النفقات المدرجة ضمن التقرير. |
   | **السياسة المطابقة (Matched Policy)** | سياسة الاعتماد التي طُبقت على تقرير النفقات. |
   | **حالة السياسة (Policy Status)** | نتيجة تقييم السياسة، مثل قيد التقييم أو معتمدة تلقائياً أو تتطلب اعتماد المدير أو مرفوضة تلقائياً أو مستثناة من السياسة. |
   | **رسالة السياسة (Policy Message)** | الرسالة الناتجة عن تقييم السياسة. |
   | **مخالفات السياسة (Policy المخالفات)** | المخالفات المسجلة على تقرير النفقات. |

2. **قرّر: تقديم التقرير للمراجعة أو إبقاؤه للتعديل.**  
   عندما تكتمل سطور النفقات وملخص التقرير، استخدم **تقديم إلى المدير (Submit to Manager)** لنقل التقرير من حالة **بانتظار التقديم** إلى **مُقدَّمة**.  
   إذا كانت البيانات أو المرفقات تحتاج إلى مراجعة، لا تقدمه بعد؛ عدّل التقرير أولاً ثم أرسله عند اكتماله.

   ![تقارير النفقات ](https://atloriaassets.blob.core.windows.net/assets/a438221c-c1af-407c-b9e6-a56c986db846/54e88a815f1c0e2b4f78bf9a2420e152.png)
*تقارير النفقات  — المصروفات › تقارير النفقات*

   > **تحذير:** افحص **حالة السياسة (Policy Status)** و**رسالة السياسة (Policy Message)** قبل الاعتماد، ولا تتجاهل **مخالفات السياسة (Policy المخالفات)** دون توثيق قرار معالجتها أو التنازل عنها.

3. **قرّر: اعتماد التقرير المُقدَّم أو رفضه أو إعادته للتعديل.**  
   عند ظهور التقرير بحالة **مُقدَّمة**، راجع ملخصه وسطوره والسياسة المطابقة:
   - استخدم **اعتماد (Approve)** لنقل التقرير إلى حالة **معتمدة**.
   - استخدم **رفض (Refuse)** لنقل التقرير إلى حالة **مرفوضة** عندما لا يمكن قبوله.
   - استخدم **إعادة إلى مسودة (Reset to Draft)** عندما يحتاج التقرير إلى تصحيح قبل إعادة تقديمه؛ يعود التقرير إلى حالة **بانتظار التقديم**.

   إذا كانت حالة السياسة **تتطلب اعتماد المدير**، عالج قرار الاعتماد يدوياً. وإذا كانت **مرفوضة تلقائياً**، راجع رسالة السياسة والمخالفات لتحديد ما إذا كان التقرير يحتاج إلى تعديل أو معالجة استثناءه من شاشة مخالفات السياسة.

4. **رحّل قيود اليومية بعد اعتماد التقرير.**  
   عندما تصبح الحالة **معتمدة** ويكون التقرير جاهزاً للتسجيل المحاسبي، استخدم **ترحيل قيود اليومية (Post Journal Entries)**. ينتقل التقرير إلى حالة **مرحّلة**.

   استخدم هذه المرحلة للتأكد من أن التقرير وصل إلى المعالجة المحاسبية وفق دفتر اليومية المناسب، ولا تعالج تقريراً مرفوضاً أو بانتظار التقديم كأنه جاهز للترحيل.

5. **قرّر: تسجيل السداد أو إنهاء المعالجة المرحّلة.**  
   عند الحاجة إلى تسجيل سداد التقرير المرحّل، استخدم **تسجيل الدفع (Register Payment)**. بعد إتمام الإجراء، يصبح التقرير **منجزاً**. احتفظ بالتقرير المرحّل قيد المراجعة إلى أن يتم تسجيل الدفع المطلوب.

## أمثلة

### تقرير تنقلات موظف بقيمة 1,450 جنيه مصري

أنشأ موظف تقرير نفقات بعنوان **«تنقلات عميل القاهرة — يونيو»** وأدرج فيه ثلاثة سطور نفقات بإجمالي 1,450 جنيه مصري. وبما أن الموظف دفع المصروفات بنفسه، راجع المحاسب **دفتر اليومية (Journal)** المستخدم لتسوية ما دفعه الموظف.

1. ظل التقرير في حالة **بانتظار التقديم** إلى أن راجع الموظف الملخص وسطور النفقات.
2. استخدم الموظف **تقديم إلى المدير (Submit to Manager)**، فأصبحت الحالة **مُقدَّمة**.
3. أظهرت **السياسة المطابقة (Matched Policy)** سياسة تنقلات الموظفين، وكانت **حالة السياسة (Policy Status)** هي معتمدة تلقائياً. راجع المدير التقرير ثم استخدم **اعتماد (Approve)**، فأصبح **معتمدة**.
4. استخدم المحاسب **ترحيل قيود اليومية (Post Journal Entries)**، فانتقل التقرير إلى حالة **مرحّلة**.
5. بعد تسوية المبلغ، استخدم المحاسب **تسجيل الدفع (Register Payment)**، فأصبح التقرير **منجزاً**.

## نصائح

> **نصيحة:** استخدم ملخصاً واضحاً ومحدداً لكل تقرير، مثل اسم النشاط والفترة، لتسهيل تمييزه في القائمة عند المراجعة أو الترحيل.

> **نصيحة:** عند ظهور مخالفة سياسة، افتح سجل المخالفة وراجع رسالة المخالفة ونوعها قبل اعتماد التقرير أو التنازل عن المخالفة.

## استكشاف الأخطاء وإصلاحها

| العرض | السبب المحتمل | المعالجة |
|---|---|---|
| لا يمكن اعتماد التقرير وفق إجراءات الشركة. | حالة السياسة تتطلب اعتماد المدير أو توجد مخالفات سياسة تحتاج إلى مراجعة. | راجع **حالة السياسة (Policy Status)** و**رسالة السياسة (Policy Message)** و**مخالفات السياسة (Policy المخالفات)**، ثم عالج المخالفة أو اتخذ قرار الاعتماد أو الرفض. |
| أصبح التقرير مرفوضاً. | تم استخدام **رفض (Refuse)** أو طبقت السياسة رفضاً تلقائياً. | راجع رسالة السياسة وسبب الرفض، ثم استخدم **إعادة إلى مسودة (Reset to Draft)** إذا كان التقرير يحتاج إلى تصحيح وإعادة تقديم. |
| لا يمكن إنهاء التقرير. | لم تُرحّل قيود اليومية أو لم يُسجّل الدفع بعد. | تأكد من أن التقرير **معتمدة**، ثم استخدم **ترحيل قيود اليومية (Post Journal Entries)** ليصبح **مرحّلة**، وبعد ذلك استخدم **تسجيل الدفع (Register Payment)** عند الحاجة. |

## روابط ذات صلة

- [المصروفات — نظرة عامة](doc:hr-overview-3)
- [المصروفات](doc:hr-expense)
- [المصروفات — مسار التعلم](doc:workflows-hr-11)
- [محاسبة](doc:account-journal)
- [المصروفات — مرجع الحقول](doc:hr-expense-ref)
- [سياسات الاعتماد — مرجع الحقول](doc:hr-expense-approval-policy-ref)
- [مخالفات السياسة — مرجع الحقول](doc:hr-expense-policy-violation-ref)
- [متغيرات الصنف](doc:product-product)
- [البنك والنقد](doc:account-move-line)
- [الضرائب — مرجع الحقول](doc:account-tax-ref)
- [الموظفين](doc:hr-employee)
- [عروض أسعاري](doc:sale-order)
- [المستخدمون](doc:res-users)
- [تعديلات الحسابات لكل مصنع](doc:product-category-factory-account-override)
- [الشركات](doc:res-company)